Основной ценностью современной основанной на знаниях организации являются работающие в ней люди. Человек должен выполнять различные роли в информационной системе организации. Различие между этими ролями важно, потому что деятельность человека в информационной системе не ограничивается только пассивным использованием информации. Люди создают, совершенствуют и управляют информационной системой. Последние роли не всегда видны в повседневной работе, но их важность растет с новыми технологическими парадигмами (Web 2.0, семантические сети и т.д.). Примером может служить подход «ориентированного на пользователя системного развития» (end user computing), который позволяет пользователям вмешиваться в развитие информационных систем при выполнении ежедневных обязанностей, не мешая при этом создателям системы - создавать собственные запросы и отчеты. Таким образом, человек может работать в информационной системе в двух главных ролях - разработчик и администратор системы или пользователь системы. Важным вопросом является интерфейс между пользователем и системой (user interface), который во многом определяет удобство работы с информационной системой. В организации люди никогда не работают одни, хотя во время использования системы они действительно могут быть физически в одиночку. Они являются членами больших или маленьких социальных групп.

В соответсвии с этим, мы можем классифицировать деятельность в информационной системе или по отношению к информационной системе следующим образом:

• использование системы
• управление системой
• разработка системы.

Эти действия часто четко организационно дифференцированы. Другими словами, использованием систем, разработкой и управлением занимаются разные сотрудники. Тем не менее, при определенных условиях один человек или группа сотрудников могут выполнить и два, и даже все три вида деятельности. Это типично для малых бизнесов и организаций с небольшой информационной нагрузкой.

Отправной точкой для инициации проекта является общая способность действия организации и на принятые на основе этого решения об организационной реализации. В первую очередь это готовность сотрудников к изменениям, а более конкретно готовность всей проектной организации. Предыдущий опыт проектной организации в сфере проектирования является здесь очень важным, а также интерес руководства в успешном ходе работ и конечном результате.

ИТ-проекты на всех этапах жизни требуют много технических знаний, начиная с описания функций новой системы. Потребности в таком масштабе компетенции и глубины знаний зависят от будущего распределения работы между подрядчиками и своими сотрудниками. Особенно важно иметь четкое понимание о своих возможностях при планировании проекта и ранних стадиях разработки информационных систем, потому что известен и подтвержден несколько раз на практике тот факт, что с работы плохим исходным заданием и плохо спланированные, ни в коем случае не приводят к хорошим результатам. При начале проекта в организации надо оценить существование нужных компетенций, нанятие специалистов для достижения необходимого уровня, возможности обучения и вовлечения, и в соответствии с этим сформировать деятельность и ресурсы.

С пользователями информационной системы несколько проще, но вынужденные изменения с позиции силы - неподходящяя практика в современной организации. В начале работ надо вовлечь сотрудников в процесс планирования ожидаемых изменений. Одной частью этой работы является выявление потребностей в обучении. Здесь следует различать два уровня - общие навыки работы с компьютером и умение использовать конкретное приложение информационных технологий. Исследования показывают, что общие навыки работы с компьютером дают основательную опору при использовании различных приложений и повышение производительности труда сотрудников, которые используют в своей работе компьютеры, может достигать до 20%. (Urve Mets, Ülo Randaru, Jaan Oruaas The Effectiveness of ECDL-based Training Baltic IT&T Review No 1(20) 2001)

Такой показатель определяет окупаемость денег, вложенных в обучение, в течение пяти месяцев - это должно рассматриваться как исключительно хороший показатель.

С внедрением информационной системы, надо посмотреть на совместимость организационной структуры и создаваемой информационной системы, т.е. соответствуют ли нужные информационные потоки, связанные с обязанностями и сферами деятельности, принятым решениям. Кроме того, разделение сотрудников на группы, а также существование в информационной системе функциональностей, необходимых им для выполения задач. Добавление новой рабочих заданий должно быть под особым вниманием. Поэтому необходимо пересмотреть организационную структуру, функций рабочих мест и и обмен информацией между ними. В зависимости от заданий, стоящих перед организацией, и необходимых изменений, надо при появлении разногласий изменить исходную задачу информационной системы или организацию, в зависимости от того, что наилучшим образом соответствует поставленной цели.