Хотя управление знаниями является относительно новой дисциплиной, знания пытаются собрать и манипулировать ими уже в течение десятилетий. Распространены  хранилища для хранения структурированных и письменных (опубликованных) знаний. Знания хранятся в основном в виде документов. Хорошим примером является Интернет, который, конечно, не является самым лучшим хранилищем знаний, так как он содержит и совершенно бесполезную и даже ложную информацию. В прошлом, хранилища создавались для сбора и хранения внешних знаний (информации о рынке и конкурентах). Сегодня используется все больше и больше хранилищ для хранения внутренних структурированных знаний (о продуктах и клиентах).

Для реализации хранилища знаний используется в основном две различных технологии:

• групповое программное обеспечения (groupware, Lotus Notes)
• веб-страницы (Интранет-решение).

На сегодняшний день, эти две технологии почти срослись.

Групповое программное обеспечение можно представлять и хранилищем знаний:

• управление данными, основанными на документах
• создание и управление дискуссионными группами
• унифицирование знании в рассеянной среде и дистанционное использование
• накопление и управление знаниями типа lessons learn
• создание системы ссылок в документах.

Хранилище знаний, разработанное на веб-странице как интранет-решение:

• публикация информации на самых разнообразных платформах
• создание поисковых систем
• создание системы ссылок при помощи веб-ссылок.

Системы управления знаниями, работающие в режиме реального времени, наиболее подходящие, если времени достаточно мало и если пользователь имеет систему поддержки или приложения типа HelpDesk. Такие системы требуют экспертов, которые могут ввести определенное количество разрешенных (с положительный результатом) случаев. Пользователь должен быть в состоянии найти из хранилища подходящее решение для проблемы, желательно быстро, что часто очень важно для конечных пользователей. Использование таких систем распространено в ИТ-предприятиях и ИТ-отделах организаций. Один из способов для превращения данных в знания является использование нейронных сетей. Нейронные сети - это инструменты, ориентированные на статистику, которые используют данные для классификации различных событий или происшествий. Чем больше разрешенных случаев, тем более точными становятся системы. Однако, нейронные сети представляют пользователям очень высокие требования. Поскольку  интерпретация результатов сложная, то особенно в начальной фазе требуются статистики  высокого уровня. Нейронные сети можно рассматривать как форму искусственного интеллекта, и их применяют в большинстве случаев в финансовом секторе.

В заключение можно перечислить восемь основных факторов успеха, связанных с управлением знаниями:

1. Организационная культура, ориентированная на знания

Трудно создать корпоративную культуру с нуля, проще изменить существующую. Здесь придет на пользу положительное отношение к знаниями и к обмену ими, а также создание должности руководителя внутренних коммуникаций, задачей которого является передача информации о целях руководства сотрудникам предприятия.

2. Технологическая и организационная инфраструктура

Технологическую инфраструктуру легче ввести в действие. Если различные средства и навыки уже имеются в организации, то внедрение управления знаниями становится легче. На организационном уровне создание инфраструктуры более сложно. Возможно, придется создать новые роли, должности и навыки проектной деятельности. Обязательно должен быть фиксирован внутренний руководитель проекта, который отвечает за дальнейшие действия.

3. Поддержка высшего руководства

Как любая программа, касающаяся организационных изменений, так и управление знаниями требует поддержки высшего руководства. Для успешного внедрения программы управления знаниями необходимо большее, чем просто выделение денег, требуется четкий сигнал, что управление знаниями является одним из важнейших факторов успеха организации.

4. Четкая связь с экономической выгодой

Управление знаниями может быть дорогостоящим мероприятием для предприятия, так что должна быть уверенность в его окупаемости. Наиболее четкими индикаторами выгоды являются сэкономленные или заработанные деньги.

5. Четкое видение

Стратегия управления знаниями является частью общей организационной стратегии. Это также относится и к видению управления знаниями, которое должно быть одним из общих концепций организации. Кроме того, важно, чтобы все члены организации понимали видение - чтобы они могли найти «общий язык». Опять же, посредником этого видения может быть руководитель внутренних коммуникаций.

6. Хорошо разработанная система мотиваций

Люди не склонны передавать свои знания другим. Сотрудники могут решить, что организационные знания, полученные во время работы, являются их личной собственностью, и это единственная причина, по которой они работают в организации. Сотрудники должны быть мотивированы собирать и передавать знания, пока это не станет естественным для всех.

7. Структура знаний на базовом уровне

С точки зрения успеха проекта, также имеет важное значение определенной уровень структуры знаний и их классификация. Полезным может оказаться создание руководства, которое содержит информацию о предыдущем опыте членов организации, их текущих заданий, и о вовлеченности клиентов в проектах.

8. Несколько каналов передачи знаний

Знания могут быть переданы как при помощи хранилища знаний, так и при помощи виртуальных мест встречи - дискуссионных форумов. Начать можно с и более эффективного использования группового программного обеспечения и прилагающихся  дискуссионных форумов и виртуальных рабочих помещений.

Наконец, следует отметить, что исходя из вышеописанной идеологии управления знаниями, успешные предприятия создали организационную модель, которая учитывает конкретные ноу-хау компании. Для повышении конкурентоспособности предприятия поставлена цель использовать появившийся опыт и ноу-хау, путем обучения и подготовки сотрудников.