Данные - это подробные, объективные факты о событиях. Все организации нуждаются в данных, и большинство сфер жизни основаны на них. Эффективное управление данными является одним из важнейших критериев успеха, в то время как большой объем данных не обязательно таковым является. Большое количество данных не дает возможности автоматически объективно принимать правильные решения,  и это по двум причинам. Во-первых, при большом количестве информации трудно ее идентифицировать и выявить степень важности. Во-вторых (это главная причина), данные по своей сути не является значимым. Данные лишь характеризуют или описывают события, они не содержат оценки и интерпретации. Тем не менее, данные важны для предприятия, потому что на их основе создается информация.

Информация может быть определена как сообщение, которое представлено в виде документа или аудиовизуальной коммуникации. Как каждое сообщение, так и информация имеет отправителя и получателя. Задачей информации является влиять на оценки или поведение получателя. В отличие от данных, у информации есть смысл, значение и цель. Данные превращаются в информацию, когда их создатель придает им смысл. Важно отметить, что ИТ может помочь превратить данные в информацию, а также придать им  ценность. Тем не менее, ИТ не поможет помочь в создании контекста (категории, расчеты, форма) - его создают люди.

Знания по своей сути гораздо шире и богаче, чем в данные или информация. Знания состоят из опыта, ценностей, информации, согласованной с контекстом, экспертных оценок, которые обеспечивают основу для сбора новых впечатлений и новой информации. Знания предприятий содержится как в документах по производству (патентах, технологиях, рецептах и т.д.) так и в организационных рутинах, процессах, практике и установленных стандартах.

Управление знаниями, это с одной стороны, двустороннее движение информации, пожеланий и идей между целевым потребителем и командой, разрабатывающей товары/услуги, и с другой стороны, систематизация, обработка, комментирование и доведение до целевой аудитории информации, полученной из предпринимательской среды.