1.1.4 Передвижение информации в предприятии

Если рассматривать деятельность предприятия, занимающегося куплей-продажей, то такое предприятие характеризуется быстрым движением информации и потребности в быстрых логистических решениях. Нет значимых отличий и при покупке оборудования или заказывании проектов, будь то например проектирование ИТ-системы. Рассмотрим в первую очередь наиболее важное направление деятельности компании, т.е. продажу произведенной продукции. Процесс продажи начинается с отдела продаж, где сотрудники либо находят покупателей по собственной инициативе (активная продажа) или покупатель сам сделал выбор в пользу продукции данной компании. Для того, чтобы необходимое количество товаров требуемого качества в срок дошло до покупателей, отдел продаж должен составить распоряжение о продаже, основываясь на заказе покупателя. При больших партиях распоряжение передается складским службам, при меньших партиях распоряжение может быть передано сотруднику производственного подразделения, который занимается выдачей продукции. На основе полученных распоряжений товар подготовят к высылке (товар упакуют, для избегания поломки или порчи будет выбран подходящий контейнер и т.д.).
Затем, в зависимости от условий оплаты, товар отправляется покупателю. Если было требование предоплаты, то проверяют в бухгалтерии, сделан ли денежный перевод, если да, то товары будут отправлены. Если имеется дело с малоценным товаром, долгосрочным и/или благонадёжным клиентом, то бухгалтерии сообщается, что товары были отправлены и просят оформить товарный счет. На самом деле, товар и товарный счёт зачастую передвигаются вместе, то есть с получением товаров покупателю сразу предоставляется и счет за товар. Полученный счет покупатель обязан оплатить в предоставленный срок. Как правило, проданный товар оказывается в отделе снабжения фирмы покупателя.
Когда предприятие совершает покупку, происходит противоположный процесс. Отдел, занимающийся вопросами снабжения получает информацию о необходимом сырье или товаре от одела производства, причём в заказе точно указано количество нужного сырья или товаров, а также необходимые свойства или требования по качеству и сроки доставки одного или другого товара.
Для того, чтобы и покупатели, и продавцы одинаково понимали, с каким товаром имеют дело при купле-продаже, используется классификаторы. Классификатор - это своего рода код, который является уникальным для каждого изделия, и на основе которого возможно однозначно идентифицировать объект торговли. Если между предприятиями складываются долгосрочные отношения, то процесс снабжения становиться несколько более простым и рутинным. Так как объем производства известен, и если он не меняется, известна и потребность в сырье. Соответственно, следует наблюдать за количеством запасов, и когда запас становится минимальным, подать заказ от одела снабжения продавцу.
На самом деле, все процессы, связанные с торговлей, могут быть значительно более длительным и сложным, потому как используются услуги банков по управлению рисками (аккредитивы), а также различные виды транспорта. В общем, даже для реализации простейших сделок нужно обменятся достаточно большим количеством информации как внутри предприятия так и с партнерами. Следовательно, использование информационных систем может позволить предприятию достичь значительного увеличения эффективности как в вопросах, связанных с руководством, так и в повседневной работе (планирование, бухгалтерский учет и т.д.). Это приведет к повышению качества поставок, освобождению сотрудников предприятия от рутинной деятельности и их большей заинтересованности в работе. Быстрое реагирование на изменения может поднять качество руководства как при решении оперативных, так и стратегических вопросов.