Äriplaan on jäänud klassikaliseks dokumendiks ettevõtluses vaatamata suurtele muutustele organisatsioonide eesmärkide saavutamise viisides, suhtluses väliskeskkonnaga ja struktuuris. Igal ettevõtjal on olemas oma tegevuskava. See ei pruugi olla fikseeritud väga kindla vormi järgi, kuid lähemad või kaugemad eesmärgid on igaüks endale seadnud. Alati ei pea niisugune plaan olema seotud tormilise arenguga ja turu hõivamisega. Kui eesmärgiks on stabiilsus, siis ka see on kindel plaan, mille elluviimiseks on vaja pingutada.

Üldisema lähenemise järgi on planeerimine tuleviku kavandamine. Planeerimine on protsess, mis on ühtviisi oluline ettevõtte igas arengufaasis. Äriplaan on planeerimisel tekkiv kirjalik dokument.

Äriplaan on vajalik suhtlemisel oma äripartneritega, sest selles kirjeldatakse ühised eesmärgid. See on vajalik suhtluses omanike eesmärkide selgitamisel töötajatele ja eelkõige ettevõtte juhile, kes omakorda peab kindlustama eesmärkide täitmise. See on vajalik täiendavate investeeringute või laenude taotlemisel investoritele ja pankadele otsuste tegemisel. Enne kui investor otsuse langetab, tahab ta näha, kuidas tema raha tagasi teenitakse. Kirjalik äriplaan fikseerib seisukohad, plaanid ja prognoosid ning seeläbi annab võimaluse oma tegelikke saavutusi võrrelda plaanituga. Kirjapandu ennetab hilisemaid vaidlusi ja võimaldab näha, millistest eeldustest lähtudes üks või teine otsus vastu võeti.

Äriplaani ei tohi olla üks ja ainus ning alatiseks valmis. Seda tuleb kohandada vastavalt muutuvatele tingimustele. Siinkohal on hea võrrelda äriplaani täiendamisi kvaliteedijuhtimisest tuntud Demingi ringiga ehk pideva parendamise tsükliga.

Allikas: The ROI Alliance

Joonis 3-1 Demingi ring kvaliteedijuhtimise tsükli iseloomustamiseks. Planeeri (Plan) - kavanda tegevused, Teosta (Do) - vii need ellu, Kontrolli (Check) - kontrolli tegevuste mõju, Korrigeeri (Act) - vajadusel korrigeeri tegevusi

Läbi pika kasutuse on äriplaan omandanud kindla struktuuri, mille alusel seda dokumenti koostatakse. Tuntud klassikalisel kujul on see lihtsalt ja kiiresti arusaadav selle lugejatele ning analüüsijatele, kes leiavad kohe vajaliku informatsiooni.

Äriplaani struktuuris on igast ettevõtte või projekti vajadustest ja autori eelistustest tulenevad erisused ja osad ja igas tänapäevases äriplaanis peaks olema kajastatud ka infotehnoloogia rakenduste kasutamine.

Kokkuvõte äriprojektist

Kokkuvõte on äriplaani osa, milles kirjeldatakse projekti ning ärivaldkonda, milles ettevõte tegutseb. Tänaseks on IT muutunud paljude ettevõtete tegevuse üheks koostisosaks, mida kasutatakse halduses, suhtlemisel tarnijate, koostööpartneritega ja klientidega, ettevõtte turunduses jne. IT-st „sõltuvuse" määr on seoses ettevõtte ärimudeliga, kuid on selge, et infotehnoloogia teenuste kasutamine annab kindla tulemuslikkuse kasvu ja kulude kokkuhoiu ka väikestes ja traditsiooniliste aladega tegelevates ettevõtetes. Sellest tulenevalt ei saa vaadata kogu organisatsiooni või projekti toimimist ilma infotehnoloogia kasutamiseta ja ka teistpidi - IT‑tegevusi ei tohi vaadelda ega planeerida lahus kogu organisatsiooni eesmärkidest. Kui suurettevõtte äriplaanis ei pruugi olla tarvilik detailselt kirjeldada infotehnoloogilisi rakendusi, kuid kahe dokumendi - nimetatud äriplaani ja infotehnoloogia arenduskava (või IT-äriplaan, või IT-tegevuskava jne.) vahel peab olema kindel seos, mis on suunatud organisatsiooni eesmärkide saavutamiseks.

Kui ettevõtte põhiprotsessid on seotud IT-ga, siis on oluliselt lihtsam siduda nende kahe tegevussuuna äriplaane, sest seosed on selgelt nähtavad. Kui IT on tugitegevusena toetavas rollis, siis on seoste leidmine raskem kuid võimalik, ent IT-kaugetele juhtidele arusaamatu. Siin peab IT‑meeskond või teenuse pakkuja rollis näitama initsiatiivi ja veenma juhtkonda uute tehnoloogiate rakenduste vajalikkuses ettevõtte arengu kindlustamisel ja suunamisel.

Tooted ja teenused

Siin kirjeldatakse põhjalikult oma toodet või teenust, mida pakutakse ehk teisisõnu, mida peab ettevõte tegema tootmiseks või teenuse osutamiseks. Kuna detailselt kirjeldatakse tootmisprotsessi, siis on vältimatu ka kirjeldada vajaliku informatsiooni kogumise, töötlemise ja levitamise infotehnoloogilisi lahendusi. Reeglina on selleks ettevõtte ressursside planeerimise (ERP, inglise keeles: Enterprise Resource Planning) lahendusi. See ei pea olema, kuid parimal juhul on integreeritud rakendusprogrammide kogum, mille abil hallatakse tootmis- ja toetavaid tegevusi ettevõttes. Nendeks võivad olla planeerimine, toorme ja detailide sisseostmine, laoseisu haldamine, tarnijate haldamine, kliendisuhted, tellimuste täitmise ja väljasaatmise planeerimine ja palju muud. ERP osa on ka raamatupidamise- ja personalihalduse lahendused.

Tehnilistest vajadustest kirjeldatakse:

• vajalikku infotehnoloogilist infrastruktuuri (kui selleks ei tehta eraldi dokumenti) - serverid, arvutivõrk, tööjaamad
• vajalikku tehnikat, mille juhtimine on uuematel seadmetel usaldatud mikroprotsessoritele s.t. võimalust integreerida ERP süsteemidega
• transpordivahendeid, mille liikumist on võimalik jälgida positsioneerimise tarkvaraga (vt. http://www.navirec.ee/ ; inglise keeles: http://www.navirec.ee/index.php?lang=english)
• kontoritehnikat, mis ongi sisuliselt IT lahendus
• ettevõtte ülesehitusest sõltub tööks vajalike ruumide liik - tootmise või teenindamise ruumid, milles vajalikud töö ja keskkonna tingimused tagatakse automaatikaga. Selle suutlikkus tuleb valida töökeskkonnale esitatavatest nõuetest. Näiteks niiskus arhiivi hoidlates, õhu puhtus kõrgtehnoloogiliste seadmete montaaži ruumides jne.

Tootearendus

Kõik pakutavad tooted ja teenused peavad konkurentsivõime säilitamiseks olema pidevas arengus ja täiustumises. Seetõttu on vältimatu kirjeldada, kuidas on kavas arendada tulevikus toodete ja teenuste sisu ning uusi tooteid. Oluline on kirjeldada selleks vajalikud vahendid ja meetodid.

Eelkõige algab uute toodete, teenuste ja ka suuremate äriprojektide planeerimine teostatavuse uuringust. Tootearenduse kontekstis tuleb käsitleda tehnilise teostatavuse uurimist. See hõlmab endas vastust küsimustele: kas on üldse olemas tehnoloogia, mis viiks eesmärke rahuldava toote loomisele, kui keerukas on selle tehnoloogia rakendamine ja kas ettevõttes on olemas tarvilike oskustega spetsialistid või võimalused neid palgata või koolitada. Teostatavuse hinnangu andmisel tuleb lähtuda süsteemi nõuetest ja arvatavast töötlemisele tulevast andmemahust ja kasutuskoormusest. Teostavuse teisteks aspektideks on veel juriidiline ja kultuuriline teostatavus sihtturul.

Majanduslikku ja organisatsioonilist teostatavust käsitleme järgnevalt. Juriidilise teostatavuse all tuleb näiteks IT toodete puhul mõista võimalusi pakkuda teenust sihtturul kehtivaid andmekaitse ja autoriõiguse nõudeid järgides ja võimalusi hankida vajalikke kasutusõigusi. Siia kuuluvad ka tegutsemisload või tegevuse alustamisest teavitamine telekommunikatsiooni valdkonnas, mis Euroopa Liidus on suures osas reguleeritud vaba konkurentsi kindlustamiseks.

Kui projekt ei ole otseselt seotud infotehnoloogia arendustega, siis tuleb kirjeldada tootearenduses kasutatavad rakendustarkvara vahendid. Näiteks automaatprojekteerimiseks CAD/CAM süsteemid (Computer Aided Design / Computer Aided Manufacturing) ning nende võimalik seos majandusarvestuse süsteemidega (ERP - Enterprise resource planning).

Turg

Infotehnoloogilisest vaatnurgast kirjeldatakse siin võimalikud lahendused, mis soodustavad toodete ja teenuste pakkumist ja müüki sihtgrupile. Eelkõige hinnatakse võimaliku turuosaliste vastuvõtlikust valitud lahendustele ning sellest tulenevalt nende müügikanalite mõju käibele ja kasumile. Nendeks võivad olla elektroonilised tellimiskeskkonnad koos vajalike maksevõimalustega, tellimise täitmise jälgimise vahendid (väga levinud teenus kullerfirmadel saadetise jälgimiseks), tagasiside võimalus (vt. näiteks oksjonikeskkonna eBay võimalusi).

Konkurents

Toodetega turul püsimiseks on vältimatu arvestada konkurentsiga Üheks viisiks saavutada konkurentsieelis on tööviljakuse suurem kasv võrreldes konkurentidega. Mitmed aruanded näitavad uute tehnoloogiate ja eelkõige infotehnoloogia kasutamise olulist positiivset mõju tööviljakusele. (Ramon Gomez-Salvador, Alberto Musso, Marc Stockerand Jarkko Turunen. Labour Productivity Development in the Euro area. Occasional paper series No 53/October 2006. European Central Bank http://www.ecb.int/pub/pdf/scpops/ecbocp53.pdf)

Seetõttu on soovitav välja tuua need uue tehnoloogia rakendamisega seotud tegurid, mis annavad projektile eelised.

Turundusplaan

Turundusplaan põhineb eelpool toodud turu olukorra ja konkurentsiolukorra kirjeldusel ja moodustab ühe olulise osa äriplaanist. Tänapäeva oluliseks turunduse kanaliks on Internet. Selle turunduskanali osatähtsus on võrreldes teiste kanalitega kõige kiiremini kasvav. (European Online Display Advertising Spend Will Double By 2012 by Mary Beth Kemp Forrester Research, Inc. http://www.forrester.com/Research/Document/Excerpt/0,7211,42089,00.html)

Juhtkond ja personal

Kõik äriplaanis kirjeldatu ei oma mõtet, kui pole inimesi, kes selle ellu viiksid ning tagaks organisatsiooni toimimise ning oskuslikult arendaks seda. Infotehnoloogia seisukohalt analüüsitakse siin inimeste oskusi kasutada ja rakendada tehnoloogia poolt pakutavaid võimalusi. Niisuguse analüüsi vajadus ei tekita mingeid kahtlusi keerukaid tehnilisi lahendusi nõudvate erialade ja tööde puhul. Sama kehtib ka tavalise arvutikasutuse oskuse puhul. Arvutikasutajate oskuste tõstmine vajalikule baastasemele, milleks on täna maailmas levinud arvutikasutaja oskustunnistuse tase (vt. www.ecdl.ee) annab tööviljakuse kasvu kuni 20%. (Urve Mets, Ülo Randaru, Jaan Oruaas Arvutikasutaja oskustunnistuse põineva arvutikoolituse efektiivsus. Arvutimaailm nr.3, 2000)

Infotehnoloogias on organisatsioonilise vormina levinud virtuaalsed ettevõtted. Ka siin kirjeldatakse toimimiseks vajalik struktuur. Töökohtade paigutamise planeerimisel on oluline nende asukoht klientide suhtes ja sellest tulenevate kulude analüüs. Äriplaan peab andma siin selge toimimise mudeli, mis tagab tulemuslikkuse ja loodavate infosüsteemide kvaliteedi.

Rahastamine

Rahastamine on iga projekti või käivitatava ettevõtte võtmeküsimus. Äriplaanis tuleb täpselt kirjeldad vajalikud vahendid, millega luuakse ja hoitakse käigus infotehnoloogiline infrastruktuur ja töökohad organisatsioonis. Peale riistvara on vajalik ette näha ka ressursid tarkvara litsentside ostmiseks ning rakenduste hooldusele ja uuenduste jaoks. IT lahenduste planeerimisel on ohtudeks luua liiga „kitsas" või liiga võimas riist- ja tarkvara platvorm. Äriplaanis tuuakse välja ohud, mis kaasnevad ühel või teisel juhul ning nähakse ette tegevused nende riskide maandamiseks.

Peaaegu kõikide äriplaani osade aluseks on teostatavuse uuringud. Need võivad olla näiteks:

• majanduslik (rõhuasetusega rahalisele poolele)
• tehniline
• organisatsiooniline.

Majanduslik teostavuse uuring koosneb eelkõige turu valmisoleku ja tasuvuse uuringutest. Viimane on detailne uuring planeeritava toote või teenuse tuludest ja kuludest. Siia hulka kuuluvad ka võimalikud sotsiaalsed ja keskkonna mõjud ning ettepanekud vahenditest, kuidas võimalikke negatiivseid mõjusid vähendada. Tänapäeval on kehtestatud saastemaksude tõttu keskkonna mõjud otsene majanduslik tegur.

Kõigi teostavuse uuringute tulemuste põhjal võetakse vastu otsus projekti käivitamise või jätkamise kohta. Need uuringud annavad aluse otsustada projekti tulemuslikkuse ja elujõulisuse üle ning võimalikud esialgsed lahendusvariandid tööde käigus tekkivate probleemidest hoidumiseks või alternatiivsete teede leidmiseks.