Projekti õnnestumine sõltub otseselt plaanija oskustest, tööst, hoolikusest ja ajast, mis ta kulutab plaanimisele. Projekti plaanimise käigus luuakse konkreetne mudel, millega kirjeldatakse ära tulemuseni jõudmiseks vajalikud tegevused ja ressursid. Plaanimise peamiseks eesmärgiks on luua kõikehõlmav ülevaade kogu projektist.

Loodud projektiplaan peab võimaldama:

• jaotada projekti ressursse
• vältida üle- ja alakoormust
• tagada projekti käigus ühtlast töötempot
• teadvustada kriitiliste tööde olemasolu
• ennetada riske
• valitseda tegevusvaldkonnas toimuvaid muutusi.

Plaanimise tulemusena valmiv projektiplaan peab olema süstemaatiline ja loogiline esitus projekti sisust ja vajaminevast panusest (raha, aeg, tehnoloogia jm). Esitus peaks olema lakooniline, selge ja kõigile üheselt mõistetav.

Projektiplaan võib olla:

• juhtrühmale otsusetegemise aluseks ja toeks
• projektijuhile töö juhtimise vahendiks
• juhtrühmale ja projektijuhile projekti edenemise kontrolli aluseks
• arhiivmaterjaliks, mis jääb järgmistele projektidele toeks ja taustinformatsiooniks või siis lihtsalt informeerimisevahendiks.