Рассмотрим кратко возможности и средства для управления рабочим процессом. Обычно это системы, которые позволяют координировать и руководить общими действиями, планировать использование времени, особенно если не все люди работают в одном подразделении. Конечно, есть много способов организовать команду, но принципы очень похожи. Общей чертой всех этих решений является направленность на упрощение и разработку логических связей, при помощи чего создаются связи между различными действиями какого-либо цельного процесса. Также надо обеспечить условия отдельных сотрудников для выполнения задач, как с точки зрения времени, так и технологии, делая всю необходимую информацию доступной для всех сторон. Если привести сравнение с баскетболом, то все игроки вашей команды должны знать, что тренер хочет, они должны иметь навыки, чтобы реализовать цели, поставленные тренером, и они должны всегда принимать во внимание своих товарищей по команде.

Основные средства, которые обязательно надо иметь в виду при модернизации процесса руководства предприятия, уже внедрены в некоторых компаниях. Прежде всего широко используемые средства коммуникации, как MSN, электронная почта, Skype, и т.д. Использование Skype растет очень быстро, параллельно происходит и дальнейшее развитие возможностей Skype. Затем серьезное внимание должно быть уделено управлению документами. Это система, которая устанавливает правила движения документов внутри предприятия, правила их сохранения и правила переписки. Во всех предприятиях эти процедуры должны быть разработаны и утверждены руководством.

Также на очень важном месте в общении внутри предприятия находится система процедурных правил. Эта система включает в себя должностные инструкции, определяет систему подчиненности и цепь распоряжений, роли персонала, права при использовании информационной системы - кто имеет право вносить изменения, кто имеет право только считывать данные, какие данные вообще доступны и так далее. В наше время все более важными становятся Интернет-предложения, связанные с системой распределения и сбыта, что характеризует выход управления предприятия из рамок предприятия, и имеет очень важную роль в экономической деятельности успешных предприятий. И, наконец, система использования телекоммуникационных и технологических возможностей, при помощи которых можно проводить например видеоконференцию и т.д.

Возможность работать вместе в одной команде, несмотря на то, что члены команды не находятся в одном помещении или даже находятся географически далеко друг от друга, довольно распространена в наши дни. Современные средства коммуникации делают тысячи километров несуществующими, иногда может вызвать дискомфорт или мешать только разница во времени. Всепроникающая идея при такого рода сотрудничестве - это сплоченность, общие цели, которые явно являются основой для такого рода совместной работы. Чувство сплоченности, а также своего рода внутреннюю иерархию должны чувствовать все члены рабочей группы. Часто такое творческого отношение и сотрудничество называют «командным духом». Таким образом, работая в группе, следует считать нормальным высокий уровень независимости, причем степени свободы должны быть заранее согласованы.

Если рассматривать в более широком плане проблему индивидуальной или совместной работы, то можно отметить, что организация совместной работы сотрудников, находящихся далеко друг от друга, не всегда может быть решена с помощью простых методов. Одна из областей организационной теории и занимается вопросами совместной работы сотрудников, принадлежащих разной культурной и/или религиозной среде. В действительности, эти люди могут работать в общей комнате, но в наше время далеко не редки случаи, когда люди работают в разных местах. При работе на расстоянии может случиться, что люди незнакомы и никогда на видели друг друга.

Глобализация несет с собой два противоположных явления, с одной стороны культурная ассимиляция, увеличение понимания различий. С другой стороны, увеличивается потребность в том, чтобы люди с очень разным культурным и религиозным происхождением работали вместе для достижения общих целей. В организационной теории большое внимание уделяется проблемам, возникающим на основе культурных различий и географического положения. Одним из наиболее важных исследований в этой области были работы Гауртнера, в которых на примере IBM рассматривается поведение сотрудников аффилированных компаний в разных странах и разной культурной среде.

 

Рисунок 1-8. Характеристика рабочих групп, в зависимости от уровня глобализации и культурных различий работников

Рисунок 1-8 показывает, что рост глобализации создает условия для возникновения различных мест взаимовоздействия культурной среды. Развитие происходит традиционно от простого к сложному, где начиная с группы, реально работающей вместе, доходят через т.н. рассеянную группу, где помещения разные, до рабочей группы, в которой работают люди с различным культурным и/или религиозным фоном. Следующий уровень - рабочие группы, выполняющие общие задания при помощи Интернет, так называемые виртуальные команды, что позволяет компании использование талантливых кадров в своих интересах без изменения их место положения.

В заключение следует отметить, что одним из факторов обеспечения успеха следует считать систему управления процессом работы, где приняты во внимание как культурные различия так и организационные проблемы, а также используются хорошие технологические решения.