Andmete hoidmiseks kasutatakse tehnoloogiliste vahendite abi. Tehnoloogiaks võib siinkohal olla näiteks Wordi formaadis arvutifail, aga ka paberdokument, mis on asetatud toimikusse, ehk teisisõnu, mis iganes lahendus andmete hoidmiseks on tehnoloogia.

Andmete käitlemist reguleerib kehtestatud protsess. Protsess määrab, kes, millal ja milliseid toiminguid andmetega tegema peab. Protsess võib olla kirja pandud vastavasse dokumenti (sisekorra eeskiri, infosüsteemide kasutamise kord), aga võib toimida ka ilma kirja panemiseta suusõnalise kokkuleppe või töökorraldusest lähtuvalt.

Inimesed järgivad protsessi ja kasutavad tehnoloogiat andmete kasutamiseks. Andmed, tehnoloogia ja protsess on tehtud inimeste jaoks.

Ükski süsteem või tehnoloogia ei suuda tagada turvalisust, kui seda kasutavad inimesed (oma kolleegid, teenusepakkuja töötajad, välised isikud) ei järgi kehtestatud reegleid.