Мало таких компаний, где сегодня не используются возможности информационных технологий при организации работы прямо или косвенно. Во многих организациях использование ИТ-решений являются критически важным, т.е без них не могут происходить основные процессы организации. Несомненно, такими в настоящее время являются банки и государственные учреждения в Эстонии.

Независимо от того, имеются ли в организация свои ИТ-специалисты или эта услуга закупается, лица, ответственные за основную деятельность, и поставщики ИТ-услуг и ИТ-решений должны найти общий язык для достижения целей. В предыдущей главе говорилось о коммуникации и использовании языка. Теперь будут рассмотрены и отдельные формы общения.

Исходя из практики общения очевидно, что для достижения достойной и эффективной дискуссии следует при коммуникации обратить внимание на ключевых лиц при небольшом круге общения, и на всех участников при более широкой аудитории. Это относится к способности передачи информации, способности слушать, пониманию, способности отождествленя с аудиторией (эмпатия).

При встречах лицом к лицу, т.е семинарах, митингах, демонстрациях и т.д. важно, чтобы каждый, кто будет председательствовать или представлять свои мнения и мысли, имел ввиду следующее. (A.Kotchubei, Koosoleku juhtimise kunst 2006, Äripäeva Kirjastus)

• Важную роль в успехе встречи играет разъяснение причин и целей. Исключением здесь могут быть периодические формальные собрания. Пункты повестки дня собрания не относятся к этому исключению.
• Участники встречи одинаково понимают цели и, если возможно, надо добиться этого через активное участие, а не через молчаливое согласие.
• Четко сформулированные ожидания к результатам встречи
• Заранее определенные ограничения для презентаций и обсуждений, а также компетенции выступающих. Требования к компетенции предоставляет и профессиональный кодекс этики
• Представление позиции с полной ясностью.

Технически за дискуссией легко следить, если она содержит примеры. Цитаты и анекдоты иллюстрируют доклады и при помощи образующихся взаимосвязей помогают лучше запомнить предоставляемую информацию.  Выступающий должен как прямо, так и косвенно в мыслях быть обращен к аудитории, причем независимо от состава аудитории. Помогает зрительная связь, которая создает приятную атмосферу и позволяет включить всех в обсуждение и не оставляет ни у кого чувства, что он остался в стороне. Встречи и мероприятия должны быть завершены краткий обзором представленных взглядов и должно остаться достаточно времени для вопросов и ответов. Это часто помогает выявить истинное содержание докладов.

Технология и бизнес

Важно понять отношения «людей технологии» и «людей бизнеса» в организации. Независимо от того, что в своих профессиональных кругах они использует соответствующий стиль общения, они должны быть в состоянии объяснить свои позиции друг другу и обосновать выбранные действия. Одним из важных факторов здесь является корректный и логичный т.е. общепринятый язык общения. В отношениях со своими клиентами, которыми являются коллеги других специальностей из той же организации, специалисты информационных технологий должны быть в состоянии объяснить свою деятельность и планы, несмотря на то, что клиенты не обладают глубокими знаниями в сфере технологий и навыков их использования. При сотрудничестве различных специалистов все стороны должны всегда иметь в виду общие и конкретные цели организации, для достижения которых принимаются в использование новые технологии и технические средства.

ИТ-специалисты имеют здесь двойную роль. Надо стоять за действие основных процессов предприятия и делать предложения по их изменениям, если внедрение новых технологий сделает работу более продуктивной. В большинстве случаев это потребует преобразования деятельности в организации. Опасность здесь заключается в том, что можно попасть в ловушку технологического перенасыщения,  при которой забывается экономической рентабельность применения новых технологий. Обязанность ИТ-специалистов заключается в том, чтобы продемонстрировать роль информационных технологий как движущей силы развития организации. Примерами здесь являются в настоящее время большое количество соответствующих «е-» и «м-услуг», начиная от интернет-магазинов и заканчивая банками и мобильной парковкой.

Точность сообщения

Например, общая цель мясной промышленности в том, чтобы предложить согражданам изобилие еды на столе и эта цель сформулирована в миссии следующим образом: Мы предлагаем лучшие вкусовые впечатления при помощи мясной продукции, полезной для здоровья. Здесь видно, что что основной целью является производство продуктов питания, при котором информационная система может создать лишь дополнительную ценность путем обеспечения основных процессов. Информационная система позволяет руководству принимать более быстрые и точные решения, если они снабжены соответствующей информацией. Информационная система должна также обеспечить, чтобы производственный процесс точно соблюдал рецепты, давая правильные инструкции устройствам для добавления компонентов и совершения других важных технологических действий.

В целом, описанные действия дают свой вклад для оценки бизнеса компании. Таким образом, оценка эффективности применения информационных технологий может быть осуществлена только через критерии поддержку основных процессов. Второстепенное значение имеют отдельные сложные технические «хитрости» в рамках информационной системы, если они не приводят к хорошим или превосходным результатам т.е. существенному улучшению важных характеристик работы организации. Во имя общих целей во многих организациях обязанности руководителя информационных технологий связаны с обязанностями какой-либо другой области и зависят от целей всей деятельности и логики бизнес-процессов. Это позволяет избежать ориентированности только на одну узкую область, в ходе чего более широкие цели могут потускнеть. В организациях, где ИТ имеет критически решающее значение, т.е. без ИТ не работают бизнес-процессы, делать этого нельзя.

Предпосылкой для эффективного функционирования информационных систем и их превращению в часть цепочки ценностей предприятия, является хорошее планирование и реализация планов путем эффективного управления проектом. Без взаимно понятного общения это невозможно.  Обе стороны организации в данном примере - «бизнес» и IT - должны быть в состоянии выразить свои мысли правильно и понятно для другой стороны (и не только для их). Технические ценности обоих сторон не должны стать ценностями сами по себе, а должны соответствовать основным целям - удовлетворенность клиентов, качество, производительность, и так далее.