Данные имелись всегда, и они так или иначе обрабатывались, т.е. собирались, хранились, изменялись и выводились. Термин обработки данных обычно используется в связи с информационным технологиям и при его использовании имеется ввиду ввод данных в информационную систему, хранение, обработка и вывод. Цель обработки данных - создать на основе имеющихся данных информацию и предоставить ее как можно более образно и в виде, необходимом для пользователя. Изменение информации в ходе обработки иллюстрируется на рисунке 3-2. Это в коммерческом смысле информационная услуга.

Рисунок 3-2. Отношения информации и данных

Во всех предприятия, которые используют или развивают услуги информационных технологий, необходимо делать инвестиций в оборудование рабочих мест и создание инфраструктуры. От любой инвестиции ожидается рентабильность. Основанием для соответствующих оценок должны быть точные данные о доходах и расходах. Этого можно достичь на уровне организации, но сложнее получить достоверные результаты об отрасли производства или государстве.

Однако есть исследования (R.D.Atkinson, A.S.McKay Digital Prosperity: Understanding the Economic Benefits of the Information Technology Revolution. The Information technology and Innovation Foundation, March 2007, http://www.itif.org/index.php?id=34), показывающие прибыльность применения информационных на всех экономических уровнях. Выделяется влияние использования информационных технологий на рост оборота предприятий Европы (до 55% от общего роста), на рост производительности труда (90%), валовой внутренний продукт (0,2 - 0,9 процентных пункта) в начале этого века, и на многие другие показатели экономической эффективности.

Для оценки рентабильности на организационном уровне, должны быть доступны данные о расходах и доходах. Расходы делятся на две категории - явные (видимые) расходы и неявные (скрытые) расходы.

Явные или видимые расходы - расходы, которые направлены на создание и управление инфраструктурой ИТ в предприятии. Это например расходы по приобретению и лизингу аппаратного и программного обеспечения и амортизационные расходы, расходы деятельности ИТ-отдела; услуги и решения, предлагаемые ИТ-отделом и заказываемые у ИТ-отдела - расходы на компьютерные сети и коммуникации, администрирование и техническое обслуживание баз данных и ИТ-процессов, расходы по поддержке пользователей. Если можно указать в бухгалтерии, то расходы по администрации ИТ - финансовые услуги и управление ИТ-инфраструктурой, обучение ИТ-специалистов и конечных пользователей, расходы на ИТ-аудит и ИТ-страховку. Часто эти расходы представляются в процентуальном виде в числе общих административных расходов.

Неявные или скрытые расходы - расходы, не четко фиксированные в бухгалтерии, а оцениваемые расходы, связанные с использованием и применением ИТ-решений (время ожидания прибытия ИТ-поддержки, время, уходящее на помощь коллегам, проектные встречи, ознакомительные поездки, время, затрачиваемое на непроизводительные виды деятельности (игры, просмотр веб-страниц) и т.д.). Расходы «простаивающей системы», связанные с потерей производительности, вызванные неполадкой компьютерной сети, рабочего компьютера, сервера, принтеров и т.д.); конечный пользователь ждет помощи в решении своих проблем; запланированное техническое обслуживание ИТ-системы; незапланированные сбои в доступности, например прерывания доступа к электронной почте или базам данных.

В общей бизнес-терминологии используют различные параметры для оценки экономической эффективности организации. При помощи них можно общепонятно принять решение о результатах и текущей ситуации, потому что только размера инвестиций не достаточно, чтобы могли быть оценены дополнительные доходы, возникающие в результате этих инвестиций.

ROI (Return On Investment - возврат инвестиций) термин, который характеризует доход предприятия, который получается благодаря инвестициям. Для того, чтобы рассчитать ROI, надо определить полный финансовый доход, полученный от инвестиций, а затем сравнить его с полной стоимости программы (в том числе неявных расходов).

TCO (Total Cost of Ownership - совокупная стоимость владения) показывает расходы на приобретение и административные расходы материальных или нематериальных активов, понесенные на протяжении всего времени использования. Это зачастую более важный показатель с точки зрения рентабельности, показывая настоящие затраты на прибретенное, что может дать совершенно иную картину, чем первоначальная видимость экономии в покупной цене.

При оценке бизнес- и финансового планов предприятия на важном месте анализ движения денежных средств, при этом важно не только само наличие денежного потока, но и методы его достижения. Поэтому часто оказывается полезным использование денежных средств, возникающих в результате инвестирования. Анализ денежных потоков используется для определения тенденций и отношения в компании. Они используются при оценивании ожидаемых будущих денежных потоков и инвестиций, необходимых для их получения.

Обоснованность инвестиций оценивается при помощи понятия чистая приведенная стоимость (net present value - NPV), которая равна сумме денежных потоков в течение жизненного цикла проекта инвестиций из которых вычтены первоначальные расходы бизнес-проекта. Причем стоимость денег, поступающих в будущем, расчитывается сегодня, чтобы получить основу для решения, что надо сделать сейчас. Эта деятельность называется дисконтированием.

Доход от инвестиции может быть выражен следующим образом:

NPV =∑_i=1,N ( доход _i/ (1+k)ⁱ ) - расход

где

доход _i - это доход за период i (может быть как положительным, так и отрицательным)

k - уровень дохода, требуемый инвестором или стоимость капитала (например, процент по банковским кредитам, инфляция, и т.д.)

расход - первоначальные расходы на инвестиции;

N - ожидаемая продолжительность проекта (количество периодов)

Необходимый уровень доходов или стоимость капитала - это уровень доходов, необходимый для финансирования проектов.

Чистая приведенная стоимость бизнес-проекта определяет возможность инвестиций в сегодняшней стоимости. Разница в чистой приведенной стоимости денежных средств периодов и начальных затрат определяет оправданность инвестиции. Если это значение положительно, то проект может быть принят, если же отрицательный - то нет.

Если рассчитанная чистая приведенная стоимость и затраты равны, то при принятии решения на помощь должны прийти другие неденежные оценки.

Этот критерий может быть выражен как:

NPV > 0,0 принять

NPV < 0,0 отклонить

Инвестиции также характеризуется понятием внутренняя норма доходности (IRR - internal rate of return). Это показатель, значение которого при успешном инвестировании больше, чем стоимость капитала или при упрощенном примере больше, чем процент по банковским кредитам (см. выше формула для расчета NPV).

Доход от инвестиций в ИТ, как правило, трудно измерить, и методы подсчета безусловно сильно отличаются в различных компаниях.

Приведем несколько возможных мест для получения прибыли.

Более эффективные рутины работы. Инвестиции в решения, поддерживающие основные и вспомогательные процессы компании, вместе с обучением персонала и непрерывным дополнительным обучением.

Более эффективная организация. Направление деятельности компании на основную бизнес-деятельность и доверие ИТ-решений и их разработки поставщику ИТ-решений, а также и решения, которые поддерживают организационные процессы.

Повышение качества обслуживания клиентов. Инвестиции в системы финансов (включая расчёт), обслуживания клиентов и коммуникаций. Сюда относятся и инвестиции в системы управления голосом в отделе поддержки клиентов

Лучше имидж организации. Инвестиции в улучшения и развитие стратегических бизнес-процессов; инвестиций в системы коммуникаций обеспечивают очень косвенный, но долгосрочный результат.

Более высокое качество услуг. Инвестиции в системы организации офиса и работы

Более быстрое развитие нового товара/услуги. Инвестиции в CAD/CAM-системы (Computer Aided Design/Computer Aided Manufacturing). Сюда относится и разработки информационных систем производства и сбыта, а также интернет-решений.

Более высокий уровень творчества. Инвестиции в подходящее программное обеспечение для управления проектами и процессами, а также и в системы организации коммуникации и работы, чтобы помочь уменьшить роль рутинной работы.

Лучше и более объективная маркетинговая информация. Инвестиции в информационные системы обслуживания клиентов и маркетинга.

Более короткое время ожидания. Инвестиции в области логистики и систем поддержки клиентов.

Большая гибкость. Инвестиции в новые технологии.

Лучшее руководство. Инвестиции в системы управления, финансов и административные системы.

Более довольные сотрудники. Инвестиции в системы организации офиса и работы, а также использование новейших технологий. Здесь новейшие технологии не обязательно означают быстрое принятие в использование последней версии программного обеспечения, если оно не приводит к новому уровню качества.