Организации часто бывает трудно принимать стратегические решения, например, как организовать управление программными компонентами или приложениями. Есть много вариантов, начиная с соответствующих решений, разработанных по специальному заказу, подходящие только для конкретной компании и заканчивая закупкой внешних услуг (outsourcing). В дополнение к этим возможностям, конечно, также может быть использовано типовое решение, в которое внесены некоторые незначительные исправления и изменения. Решения, конечно, можно купить у различных поставщиков и разработать интегрированное программное решение, которое будет оптимальным с точки зрения ключевых критериев компании.

Сделать выбор между этими вариантами нелегко, особенно, если критерии отбора разные, в одном случае важна практическая сторона или уровень технологий, в другом случае возможность интеграции.

Вцелом, перед принятием решения о выборе информационной системы, надо проанализировать потребности компании.

Как при любом стратегическом решении, следует уточнить:

• где вы находитесь в настоящее время
• что вы хотите достичь (функциональные решения)
• каковы организационные, финансовые возможности (экономический аспект).

Следовательно, для того, чтобы вообще начать разработку информационной системы, надо иметь обзор о структуре организации, как она работает и какие задания у разных должностей. Затем надо выяснить, как передается информация и были ли проблемы в этой области. Только теперь можно подумать о вариантах решения. Решения могут быть разработаны самой компанией или заказаны по принципу правильного соотношения «цены и качества». С формулировкой задачи (где находится компания и чего хочет достичь) компания может справится и своими собственными силами, но когда дело доходит до достаточно большой фирмы, то может быть целесообразно использовать помощь специального предприятия. Подготовка таких проектов все еще подчиняется определенным закономерностям и требует профессиональных знаний.

Когда деятельность фирмы корректно описана, то четко должны отражаться конкретные потребности компании и представлены крупнейшие возможности интеграции с другими информационными системами предприятия. Говоря о возможных расходах, не стоит ограничиваться расходами по приобретению или развитию инфраструктуры, а нужно также включить прогнозы по техническому обслуживанию и модернизации. Эти затраты в принципе могут быть включены в общие затраты владельца, которые будут более подробно рассмотрены в следующем разделе.

При разработке информационных систем можно комбинировать между самостоятельным созданием некоторых частей и заказом некоторых частей извне. Лучшее соотношение цены и качества дает как правило вариант, где при разработке информационных систем покупаются уже испытанные подсистемы и решения от компании, специализирующейся в области компьютеров. Независимо от используемой информационной системы, надо иметь в виду, что конечный результат будет высокого качества, только в случае, если он разрабатывается в постоянном сотрудничестве с конечными пользователями, т.е. сотрудниками компании.

Оценить надо и факты, которые свидетельствуют о способности компании обслуживать специфические решения. Как правило, купленные или приобретенные как услуги информационные системы обеспечивают более регулярные и быстрые обновления, чем это возможно в системах, сделанных на заказ.

Признаком опасности для компании также может быть зависимость от одного конкретного подрядчика, так как при возникновении проблем с одним поставщиком отсутствуют запасные варианты или же надо быстро начать их искать. Проблемы в информационной системе могут возникнуть как при спец-заказе, покупке с рынка или при аутсорсинге услуги.

Чем более комплексно компании удается проанализировать и принять во внимание аспекты, влияющие на деятельность компании, тем лучше. Вообще отмечено, что при закупленной информационной системе эффективность системы выше, а затраты для компании ниже, чем при развитии системы в самом предприятии. В то же время, при купленных системах иногда возникают проблемы с интеграцией системы и уменьшением гибкости, в результате чего общие расходы растут.

Преимуществом аутсорсинга считается высокая эффективность, так как поставщик услуг, вероятно, более квалифицирован в этой области (по крайней мере на момент заказа), чем сотрудники компании. Явно в этом случае больше внимания уделяется основной сфере деятельности компании, т.е. занятию бизнесом. Аутсорсинг позволяет постоянные затраты показать как меняющиеся затраты.

С экономической точки зрения считается положительным факт, когда внешний поставщик услуг выполняет больше работы, чем сама компания. В некоторых случаях можно сократить расходы или увеличить прибыль за счет сокращения или путем продажи парка оборудования. Аутсорсинг может быть полезен фирме и потому, что повышается качество обслуживания, или за счет дружественного отношения к потребителям и/или из-за ускорения обновления данных. Это, в свою очередь, способствует расширению использования сервисных контрактов.

Аутсорсинг, однако, также может быть источником бизнес-рисков, по крайней мере до тех пор, пока внешние работники имеют доступ к информации компании. Для фирмы проблема найти в ряды ограниченного числа сотрудников ИТ-специалистов, которые стремятся к инновациям и усвоению новых технологий, но и оценить реальную потребность в таких людях относительно сложно. Сотрудники, которые мотивированы учиться и готовы использовать свои знания о новых технологиях, находят себе применение в компаниях, где их профессиональные навыки могут обеспечить поднятие по карьерной лестнице.

Риски аутсорсинга услуги могут быть снижены, если в компании:

• сформулирована ИТ-стратегия
• составлено определенное описание задачи, какой вид сервиса компания хочет получить
• назначен управляющий проектом
• имеется обеспечение контроля со стороны компании.

В следующей таблице приведено краткое сравнение стоимости при разработке системы своим сотрудником и при использовании аутсорсинга услуги: