Для реализации стратегических целей информационная система бизнеса, состоящая из многих подсистем, должна быть пригодной к использованию на уровнях бизнес-деятельности с разным степенью ответственности. Как правило, согласованность ИТ-систем и технологических решений позволяет в действительности достичь лучших результатов.

Рисунок 2-3 показывает различные уровни управления и решения задач, соответствующих их потребностям, при помощи информационных систем.

Рисунок 2-3. Основные функции информационной системы компании

На производственном уровне компании нуждаются в информационных системах, которые контролируют основные параметры производственной деятельности, важными являются как показатели, непосредственно оценивающие деятельность (отзывы), так и расчетные (синтезированные) показатели. Синтезированные показатели дают оценку процессу вцелом.

На уровне создания информации будет контролироваться непосредственно производство товаров или услуг, передвижение товаров и услуг между компаниями, или их прибывание потребителю. Сфер деятельности может быть очень много, начиная с изготовления конкретной продукции и кончая торговлей.

Если попытаться каким-то образом систематизировать эти сферы деятельности и найти для них «общее название» с точки зрения базы данных, то это можно сделать основе следующей классификации:

• информационные системы управления
• офисные приложения
• средства коммуникации, обмена сообщениями, групповой работы
• приложения для бухгалтерского учета, логистики, маркетинга и продаж.

На конкретном уровне деятельности и происходит основная деятельность компании, появляется исходная информация, которая собирается, обрабатывается и на основе которой принимаются большая часть решений, связанных с руководством компании, планированием и финансовым управлением. По существу, это было бы использование разных видов систем управления документами, и технологически обновление данных в базе данных и ее использование происходят в основном в режиме реального времени. На сегодняшний день, не является проблемой сбор данных из географически рассеянных подразделений в базу данных, находящуюся в главном сервере и использование этой информации в режиме реального времени.

Преимуществом автоматизированных информационных систем является удобство, так как обработка данных происходит без непосредственного вмешательства человека, используя специальное программное обеспечение. При обработке данных используется оперативные данные, информацию из базы данных используют редко и ее не изменяют.

Все большее число производственных процессов управляется в режиме реального времени, что помогает уменьшить человеческие ошибки и оптимизировать производственные процессы. Часто это происходит в отраслях, где производство по характеру своей технологии осуществляется в непрерывном процессе (энергетические системы, производство электроэнергии, производство стекла и металла и т.д.). Сюда можно включить и систему мониторинга производства (сколько продукции прошло по линии, качество каждой единицы и т.д.) и систему, проводящую упорядочение какого-либо технологического решения. Для получения необходимой информации могут быть использованы услуги системы поддержки информационных систем, и посредством ее использования также можно улучшить производительность труда.

Исходная информация подготавливается при помощи ИТ-системы самой компании, как для уровня руководства, для планирования, а также для быстрого решения эпизодических, иногда возникающих проблем в области управления. Различия между сроками информационных потребностей на разных уровнях руководства компаний могут привести к высоким требованиям, выдвигающимся к информационным системам.

Система управления знаниями обеспечивает анализ экономической деятельности предприятия, упрощает составление прогнозов, обеспечивает обмен информацией между клиентами и отелом развитий и обеспечивает отзывы на вопросы, важные для фирмы. Система управления знаниями дает сотрудникам информацию часто в обобщенном и комментированном виде, и позволяет всем ключевым лицам быть в курсе всех задач и решений, важных для предприятия.

Система анализа и планирования направлена ​​на удовлетворение потребностей руководства компании и как правило содержит разнообразные отчеты, к которым можно иметь доступ в реальном времени. Отчеты и анализы могли бы исходить из принципов классического экономического анализа, то есть должны быть использованы как вертикальный, так и горизонтальный анализ (временные ряды), а также несколько более сложный комплексный анализ (например, анализ Du Pont) (http://en.wikipedia.org/wiki/Du_Pont_analysis ).

На самом деле, больше всего нуждаются в такой информации руководители среднего уровня, которые, как правило, и создают первоначальные варианты задач планирования. Кроме того, система должна позволять создание различных планов снабжения и маркетинга, как правило программное обеспечение для расчета потребностей соответствующих материалов гибкостью не блещет.

Информационная система управления направлена как на руководителей среднего уровня так и на высшее руководство. Особенностью системы по сравнению с другими системами является необходимость использования оперативной информации, вероятно, следует тщательно рассмотреть возможность получения информации в режиме реального времени. Использование информации в режиме реального времени при принятии решений по управлению имеет важное значение для энергетики, авиации и производства тепла и др. где быстрое реагирование повышает эффективность работы и предотвращает возможные экстремальные ситуации. Проблемой в данной системе может оказаться обстоятельство, что необходимая информация не была должным образом подразделена, еще хуже, когда информации слишком много и ясно не выделены приоритетные области, которые были бы позволили быстро принять решения по части управления.

Хорошая информационная система должна быть подходящей для всех уровней управления и экономической деятельности и, конечно же, предоставлять необходимую информацию в правильном во все сферы деятельности.

Инфраструктура информационной системы обеспечивает согласованность пользователей информационных систем, предлагаемых услуг и всевозможных информационно-технологических ресурсов. Пользователи информационной системы -это сотрудники компании, которые имеют доступ к базе данных и используют в повседневной работе услуги, предоставляемые информационной системой. Пользователи описаны в системе при помощи профиля пользователя и их доступ к информации иногда выборочный. Услуги - это функциональность, предоставляемая информационной системой и в общем случае это базы данных, печать, обмен файлами, коммуникация и т.д. Ресурс - это программное и аппаратное обеспечение (компьютеры, принтеры, модемы, программное обеспечение, операционные системы, утилиты и т.п.).

Информация, необходимая компании, содержится в базах данных в структурированном виде. Наиболее распространенными информационными системами являются программное обеспечение бухгалтерского учета или финансовая система вместе с базой данных. В высших учебных заведениях на особом место учебная информационная система (õppeinfosüsteem - ÕIS). В компаниях, в зависимости от характера их деятельности, могут быть очень разные программы баз данных для содержания различных регистров и отражения основной деятельности компании. Хорошо известны информационные системы, связанные с Интернет-банками, информационные системы, отражающие графики движения транспорта, всевозможное программное обеспечение по учету продукции и т.д.

Большое количество информации компании может храниться в отдельных частях т.е. в хранилищах данных, сформированных по какому-либо существенному признаку. Это дало возможность отделить информационные системы и системы баз данных друг от друга. Толчек в этом направлении был дан и ростом количества данных, нужных для управления; количество таких данных намного превышает нормальную суточную деятельность.

Хранилище данных (Data Warehouse) - это по сути архив данных, который способен организовать и выдать информацию из множества различных источников в требуемом формате, что позволяет проводить различные анализы и/или дать оценку на основании этих данных. Обязательно такая информация будет полезной и при планировании деятельности компании и принятии решений по части управления. Кроме того, хранилища данных предоставляют возможность отдельно рассматривать как аналитическую, так и оценивающую информацию. В хранилище данных могут быть образованы подсистемы или наборы данных, что делает их удобным в использовании как для компании и так и ее подразделений.

Как обычно, база данных создается на основе информации, которая собирается в ходе какой-либо деятельности; собранные данные обновляются в ходе работы.

Сам процесс создания базы данных может быть разбит на следующие этапы:

• Проектирование базы данных. Мы должны четко для себя определить, во-первых, что нам нужно и какую информацию мы можем реально достать. База данных является частью информационной системы. Это одна из самых сложных и ответственных частей в разработке информационной системы, потому что ошибки, сделанные на этом этапе позже трудно, иногда даже невозможно удалить. Ошибки, сделанные в каждой фазе, как правило, лучше всего исправить на стадии, когда эти ошибки были сделаны. В каждой последующей фазе исправление ошибок значительно более трудоемкое.
• Сбор данных является следующей деятельностью после создания базы данных и представляет собой введение данных (вручную) или перенесение данных из какой-то другой системы и их сохранение. Для того, чтобы от базы данных была реальная польза, данные должны постоянно актуализироваться. Данные могут быть введены в виде таблицы, индексов и т.д. Здесь могут возникнуть проблемы, если модель базы данных не является совершенной. Например, как только становится очевидно, что нужно добавить какую-нибудь таблицу, могут измениться и отношения между таблицами.
• Обработка данных, которая представляет собой систематизацию, а также представление в аналитическом виде информации о экономической деятельности и т.п. По существу, теперь происходит обработка введенных данных - упорядочевание, выбор (система запросов) и т.п.
• Архивирование данных, в результате чего обработанные данные в подходящем формате сохраняются отдельно, например в хранилищах данных.

После создания базы данных можно получить доступ к данным. Конечно, появляется очень много возможностей для обработки этих данных при анализе экономической деятельности предприятия, создании прогнозов и т.д., так как сферы использования такой базы данных бесконечны.