Audio-visuaalsed (AV) vahendid on tavapärased igapäeva töö ja koosolekute korraldamisel. Need aitavad paremini edastada oma ideid ja vajalikke andmeid. Reeglina mõistetakse nende all traditsioonilist esitlustehnikat alates arvutist koos digiprojektoriga (ka data- või videoprojektor). Tänapäeval on kasutatavate vahendite hulk ja võimalused oluliselt suuremad. Paljudega nendest puutuvad kokku ka IT spetsialistid klientidele tehnilisi lahendusi pakkudes ja teenuseid osutades.

AV vahendite võimalusi saab kasutada erinevate kommunikatsiooni meetodite ja näidetena toodud viiside puhul.

Esitlustehnika

Esitlustehnikat kasutatakse reeglina loengutes, õppetundides ja koosolekutel esitatava teabe ilmekustamiseks eesmärgiga tuua sõnum mitmel viisil kuulajate ja kolleegideni. Samuti on hea kasutada tehnilisi vahendeid erinevat liiki arutelude ja ajurünnakute tulemuste pidevaks fikseerimiseks.

Oht, mis varitseb siinjuures on „esitlustehnika lõks" ehk lektori langemine täielikult tehnika meelevalla alla, selle asemel, et seda ise valitseda. „Lõksus" lektor loeb maha vaid ekraanile kuvatavat teksti ja puudu jääb elavast esitlusest. Veidi leebem variant sellest on kõikmõeldavate efektidega või teabega liiga ülekoormatud esitlused, mille sisu jälgimine muutub raskeks. Seepärast ei tohi unustada, et esitlustehnikal on sõnumi edastamisel abistav osa ja lektor peab oma sõnumi „kohale viimisel" ise põhiraskuse kandma.

Tehniliste vahendite ülesanne on kuvada esitatav pilt, heli või video vastavalt auditooriumi suurusele valitud ekraanile või seinale. Reeglina on nendeks:

• digiprojektor koos arvuti, ekraaniga, LCD ekraaniga või puutetahvliga ja asjakohase esitlustarkvaraga
• televiisorid, videokaamerad ja sobivad DVD, CD, video- ja heli mahamängijad;
• grafoprojektor
• LCD projektor.

Kaks viimast on jäänud selgesse vähemusse digiprojektorite võidukäigu tõttu, kuid improviseerivale lektorile on kiledelt või paberilt pilti edastav dokumendiprojektor sobilik. LCD projektoreid, mis on sisuliselt läbivalgustatav ekraan on veel mõnes kohas alles.

Omaette kasutatavad on traditsioonilise koolitahvli edasiarendused - pabertahvel ja valge tahvel. Aruteludes ja ajurünnakutes on sageli kasutatav ka märkmepaberitele kirjutatud ideede ja ettepanekute riputamine/kleepimine seinale, et pakutu oleks kõigile nähtav s.o. seinatehnika.

Ürituste korraldajal ja koosoleku või konverentsiruumide eest vastutajatel lasub alati kohustus kontrollida esitlustehnika valmisolekut alates arvutite ja projektorite koostöö võimest kuni tahvlile kirjutusvahenditeni. Sülearvutite ühe laiema leviku tõttu on oluline kindlustada ka piisava arvu elektripistikute võimalus ja vajaliku läbilaskevõimega Interneti ühendus koosolekuruumis.

Esinduslikumate ja suuremate ürituste korral on vajalik tagada helitehnika töö. Sõnavõtt tehakse kõigile kuuldavaks personaalsete mikrofonide või käest-kätte antavate mikrofonide abil. Sünkroontõlke kasutamise puhul on helitehnika kasutamine vältimatu sõltumata koosolekuruumi suurusest.

Koosolekute ja seminaride korraldamine ning õppetöö ei pea olema alati seotud kõigi osaliste ühte ruumi kokkutoomisega. Telekonverentsid on hea vahend lühema või pikema reisi pealt aega kokku hoida. Palju kasutatakse videokonverentsi vormi, mis on audiovisuaalse, info- ning telekommunikatsiooni tehnoloogia ühendamine, mille tulemusena saavad eri kohtades asuvad inimesed või inimeste rühmad reaalajas kõnelda ja üksteist näha. Osalejatel on võimalik vahetada ka teksti, andmeid, pilte ja heli sisaldavaid faile. Videokonverentsi ajal saab jagada ka rakendusprogramme.

Väiksemate gruppide operatiivülesannete lahendamisel on sobivad ka ainult teksti, teksti ja heli või teksti, heli ja pilti edastavad levinud rakendused nagu Skype ja MSN, Samuti videotelefonid ja desktop konverentsisüsteemid.

Viimased on omandanud juba kindla koha suuremate gruppide konverentsisüsteemides, sest arvutivõrkude läbilaskevõime võimaldab pakkuda pakettühenduse puhul pidevat ja head pildi- ja helikvaliteeti. Gruppide tööd võimaldavad konverentsisüsteemid edastavad pildi, mille saab kvaliteedis allahindlust tegemata esitad suurel televiisoril või suunata ekraanile. Pildi ja heli, mille tekitavad mitmest kohast head juhitavad kaamerad ja mikrofonid, sünkroonsus tagatakse vastavate videokonverentsi seadmetest moodustatud täislahendustega. Niisugused täislahendused ei vaja eraldi arvutit konverentsi korraldamiseks.

Nagu öeldud on sidekanaliteks reeglina IP-ühendused, kuid on ka ISDN ühendusega seadmeid, et tagada kindel kanali läbilaskevõime. Kõik uuemad videokonverentsi lahendused võimaldavad pildi ja heli kõrval edastada ka andmeid s.o. näidata üle võrgu asjakohaseid esitlusi ja muud vajalikku. Kasutades samal ajal failide või töölaua ühiskasutuse rakendusi on võimalik väga tulemuslikult koos dokumente luua s.o. koostada lepingut või kirjutada ulmeromaani.

Laialt kasutatakse videokonverentsi koolituses, kus seeläbi suureneb võimalus kasutada välislektoreid.