Vähe on neid ettevõtteid, kus täna ei kasutata infotehnoloogia vahendeid töö korraldamisel otseselt või kaudselt. Paljudes organisatsioonides on IT lahenduste kasutamine missioonikriitilise tähtsusega s.o. ilma nendeta ei saa toimuda organisatsiooni põhiprotsessid. Kindlasti on niisugusteks täna pangad ja riigiasutused Eestis.

Sõltumata sellest, kas organisatsioonis on olemas oma IT spetsialistid või ostetakse see teenus sisse, peavad põhitegevuse eest vastutajad ja IT teenuste ja lahenduste pakkujad leidma ühise keele eesmärkide saavutamiseks. Eelmises peatükis oli juttu kommunikatsioonist ja keelekasutusest. Nüüd tuleb vaatluse alla võtta ka suhtluse üksikud vormid.

Lähtudes suhtlemise praktikast on ilmne, et asjaliku ja tulemusliku arutelu saavutamiseks peab tähelepanu kommunikatsioonis olema pööratud võtmeisikutele väiksema suhtlusringi korral või kogu auditooriumile suurema osavõtjate ringi korral. See puudutab teabe edastusvõimet, kuulamisvõimet, arusaamist ja samastumisvõimet auditooriumiga (empaatia).

Näost-näkku kohtumistel s.o. seminaridel, koosolekutel, esitlustel jne. on oluline igaühel, kes juhatab üritust või esitab oma seisukohti ja mõtteid tarvilik silmas pidada järgmist (A.Kotchubei, Koosoleku juhtimise kunst 2006, Äripäeva Kirjastus):

• Kokkusaamise õnnestumisele aitab kaasa põhjuste ja eesmärkide selgitamine. Erandiks võivad siin olla perioodilised formaalsed kooolekud. Koosoleku päevakorra üksikpunktid ei kuulu selle erandi alla.
• Kokkusaamise osalejad saavad ühteviisi aru eesmärkidest ja kui võimalik, siis saavutada see aktiivse kaasamisega, mitte vaikiva nõusoleku kaudu.
• Täpselt sõnastatud ootused kokkusaamise tulemustele.
• Kohe kindlaks määratud piirangud esinemiste ajale ja diskussioonile ja ka sõnavõtjate kompetentsusele. Kompetentsuse nõuded esitab ka kutse-eetika koodeks.
• Seisukohtade täie selgusega esitamine.

Tehniliselt on arutelu hästi jälgitav, kui see sisaldab näiteid. Tsitaadid ja anekdoodid ilmestavad ettekannet ja tekkivate seoste kaudu aitavad paremini meelde jätta esitatavat sõnumit. Kõneleja peab olema suunatud nii otseselt kui kaudselt oma mõtetes auditooriumi poole ja seda sõltumata auditooriumi koosseisust. Kaasa aitab silmside, mis loob meeldiva õhkkonna ja võimaldab kaasata kõiki arutelusse ega tekita „kõrvalejäetuse" tunnet. Koosolekud ja ettekanded tuleb lõpetada kiirete kokkuvõtetega esitatud seisukohtadest ja piisavavalt peab jääma aega küsimuste ja vastuste esitamiseks. See aitab sageli tuua välja ettekannete tõelise sisu.

Tehnoloogia vs äri

Oluline on aru saada, „tehnoloogia inimeste" ja „äri-inimeste" suhetest organisatsioonis. Sõltumata sellest, et oma erialaselt kasutakse kitsamas ringis kutsealale omast väljendusviisi, peavad nad suutma üksteisele selgitada oma seisukohti ja põhjendada valitud tegevusi. Üheks olulisemaks teguriks siin on korralik ja loogiline s.t. üldarusaadav keelekasutus. Infotehnoloogia spetsialistid peavad suhetes oma klientidega, kelleks on ka teiste erialade kolleegid samas organisatsioonis, suutma selgitada oma tegevusi ja plaane vaatamata sellel, et klientidel ei ole tehnoloogiavaldkonna sügavaid teadmisi ja oskusi selle kasutamiseks. Erinevate spetsialistide koostöös peavad kõik osapooled alati silmas pidama organisatsiooni üldisi ja konkreetseid eesmärke, mille nimel võetakse uued tehnoloogiad ja infotehnoloogilisi vahendeid.

IT spetsialistidel on siin kahene roll. Tuleb seista ettevõtte põhiprotsesside toimimise eest ja kindlasti teha ka ettepanekuid nende muutmiseks, kui uute tehnoloogiate kasutuselevõtmine aitab muuta tööd tulemuslikumaks. Enamasti eeldab see tegevuste ümberkorraldamist organisatsioonis. Ohuks on siin tehnoloogilise üleküllastuse lõksu langemine, mille puhul unustatakse tehnoloogiate rakendamise majanduslik mõttekus. IT spetsialistide kohustuseks ongi näidata infotehnoloogia kui võimaldaja rolli organisatsiooni arengus. Näidetena on siin asjakohane tuua nüüdseks juba loendamatu hulk „e-" ja „m-teenuseid" alates internatipoodidest panganduse ja mobiilparkimiseni.

Sõnumi täpsus

Näiteks lihatööstuse üldiseks eesmärgiks on oma toodanguga pakkuda kaaskodanikele rikkalikku toidulauda ja see eesmärk sõnastatakse missioonis kujul: Pakume parimat maitseelamust tervislike lihatoodetega. Siit on näha, et peaeesmärgiks on toiduainete tootmine, millele korralik infosüsteem saab anda vaid lisaväärtust põhiprotsesside tagamisel. Infosüsteem võimaldab juhtkonnal teha juhtimisotsuseid kiiremini ja täpsemalt, kui neile esitatakse asjakohane informatsioon. Samuti peaks infosüsteem tagama tootmisprotsessis retseptidest täpse järgimise andes seadmetele õiged juhised komponentide lisamiseks ja muude tehnoloogiliste operatsioonide sooritamiseks.

Kokkuvõttes annavad kirjeldatud tegevused oma osa ettevõtte äri hindamisel. Seetõttu hinnang infotehnoloogia rakendamise tulemuslikkusele saab olla vaid läbi põhiprotsesside toetamise kriteeriumite. Vähetähtsateks osutuvad üksikud ülikavalad ja keerukad tehnilised „nipid" infosüsteemi sees, kui need ei vii heale või üliheale lõpptulemusele ehk organisatsiooni toimimise oluliste tunnuste parenemisele. Üldiste eesmärkide nimel on paljudes organisatsioonides ühildatud infotehnoloogia juhi kohustused mõne teise valdkonna kohustustega sõltuvana kogu toimimise eesmärkidest ja äriprotsesside loogikast. Nii välditakse suunatust vaid ühele kitsale valdkonnale, mille käigus laiem eesmärk võib ähmastuda. Organisatsioonides, kus IT omab missioonikriitilist tähtsust s.t ilma IT-ta ei saa toimida põhiprotsessid, nii toimida ei tohi.

Infosüsteemide tulemusliku toimimise eelduseks ja nende muutumine osaks ettevõtte väärtusahelas, on hea planeerimine ja plaanitu elluviimine hea projektijuhtimise kaudu. Ilma üksteist mõistva suhtluseta on see võimatu. Organisatsiooni mõlemad osapooled meie vaadeldaval juhul - „äri" ja IT - peavad suutma ennast väljendada korrektselt ja teisele osapoolele (ja mitte ainult neile) arusaadavalt. Tehnilised väärtused kummalgi pool ei tohi saada väärtuseks omaette, vaid peavad olema kooskõlas põhieesmärkidega - kliendi rahulolu, kvaliteet, tööviljakus jne.