Tavaliselt on igas organisatsioonis koos töötamas mitme eriala inimesi. Eelmises peatükis kirjeldasime organisatsiooni meeskonna loomise ja koostöö põhimõtteid. Märkisime suhtluse olulisust edukaks koostööks. Suhtlemine võib olla suuline või kirjalik, vahetu või vahendatud. Igal juhul peavad olema olemas kommunikatsiooniks täidetud teatud tingimused.

Kommunikatsiooniprotsess meenutab postiteenust:

• saatja peab saatma saajale teate
• teade edastatakse saajale arusaadavas kontekstis
• saaja on võimeline teadet lugema (dešifreerima)
• teade saatjalt saajale edastatakse „vahendaja" (näiteks serveri) kaudu, mis täidab postiljoni rolli.

Informatsiooni võib edastada erinevalt:

• tekstina
• heli ja pildina.

Kommunikatsiooni peetakse edukaks, kui info edastati saatjalt saajale, saaja sai aru, mida saadeti ja dešifreeris selle korrektselt. See väide kehtib nii tehnoloogilises mõttes (näiteks infovahetuskeskkonna X-tee teenus), kui ka psühholoogilises (inimestevaheline suhtlemine).

Suhtlus

Organisatsioonis tekib erinevaid olukordi, mis määravad info edastamise viisi, mis sõltub kommunikatsioonis osalejate arvust ja edastamise suunast. Nende järgi võib suhtluse liigitada:

• üks-ühele ühesuunaline (inglise keeles: mono-, unidirectional). Edastatakse käsk, tellimus, teade, kiri jne. Telekommunikatsioonis on kasutusel mõiste „simpleks" side;
• üks-ühele kahesuunaline (inglise keeles: bidirectional). See on dialoog, vestlus, suuline eksam jne. Telekommunikatsioonis on kasutusel mõiste „dupleks" side;
• üks-mitmele ühesuunaline. Edastatakse käsk või palve, koosoleku sõnavõtud, kõne, reklaam, hoiatussignaalid jne.;
• üks-mitmele kahesuunaline. Loengu või konverentsi vorm osalise kahepoolse infovahetusega;
• mitu-mitmele. Koosolek või koosviibimine, konverentsi paneeldiskussioon.

Näited

Näidetena saab tuua järgmisi kommunikatsiooni viise:

• loeng või kõne, mille esitab organisatsiooniliselt (kas loengu pidajana ajutiselt või organisatsiooni struktuuris pidevalt) hierarhiliselt kõrgemal positsioonil olev inimene paljudele kuulajatele
• ettekanne või esitlus, milles ettekande pidaja viib kuulajad läbi teema poolt etteantud teed pidi kasutades selleks eelkõige oma isiklikke oskusi ja sarmi ning seejärel esitlustehnikat ja muid toetavaid vahendeid
• ümarlaud, milles osalised on asjatundjad. Nad esitavad oma arvamuse käsitletava teema kohta. Reeglina ei kasutata pikemaid ettevalmistatud ettekandeid vaid piirdutakse sissejuhatava sõnavõtuga ja selle järgneva aruteluga.
• koosolek kindla päevakorra alusel aruteluks ja reeglina ka otsuste vastuvõtmiseks, kui koosolekust osavõtjatel on selleks olemas kõik pädevused. Arvamuste avaldamine toimub järjekorras ja rangelt päevakorda järgides.
• ajurünnak on mitteformaalne koosolek uute ideede saamiseks mingi olulise probleemi lahendamisel. Üks vältimatuid reegleid on kriitikast hoidumine s.t. ei asuta kohe pakutud ideid arutama ja hindama vaid püütakse neid edasi arendada.
• dialoog/vestlus kahe või enama inimese/spetsialisti vahel.

Näidetest on näha, et kahesuunalisus suhtlus eeldab osapoolte füüsilist või virtuaalset kohaleolekut sama ajal. Ühesuunalisus ei eelda seda ja võib seega olla asünkroonne s.t. ajalise nihkega.

Sõltuvalt kommunikatsiooni eesmärgist ja valitud teest selleni luuakse vahendid. Teadma peab seejuures mõju mida avaldavad erinevad lähenemisviisid - usalduslikkus ja „silma tegemine", formaalne ja külm või vaenulik ja pealetükkiv esitlusviis. Rõhuasetus ja toon annavad teoreetiliselt samasugusele sõnumile või edastatava sisule täiesti erineva tähenduse.

Sõnumi edastamine

Sõnaline suhtlus on kõige enam välja arenenud, seda nii inimestevahelises suhtluses ja tinglikult ka inimeste ja masinate ning masin-masin suhtluses. Inimestevahelises suhtluses on oluliseks teguriks sõnumi edastaja usaldatavus ja sellel on paljudel juhtudel allutatud sõnumi sisu ratsionaalne vastuvõtt. Usalduslikkust hakatakse looma esimesest hetkest ning sõnalise suhtluse kõrval on olulised veel ka mittesõnalised elemendid ehk märgid, mille annavad rääkija kehakeel, riietus ja enese ülalpidamine. Väljakujunenud traditsioonidega suhtluskondades (äri-, spordimaailm jne.) on enamusel juhtudel oluline jälgida väljakujunenud tava. Eneseväljendus on siin suure tähtsusega.

Ühte teadet võib edastada mitmel viisil. Ajalehe uudised, mis teatavad ühest ja samast sündmusest: „Hundid murdsid viis lammast" ja „Jahimees tappis koleda kiskja" kannavad väga erinevat sõnumit lugejale. Pealkirjas on juba sees ajakirjaniku suhtumine kannatanud lammastesse või tublisse jahimehesse. (M.Ehala, Ajaleht Postimees, lisa AK, 3.mai 2008)

Sõnalise suhtluse juures on oluline keelekasutus. Kindlaim viis on kasutada väljakujunenud ja kõigile arusaadavat terminoloogiat oma ideede ja arusaamade selgitamisel. Pikemaajalisel suhtlemisel võivad tekkida inimeste vahel spontaansed meeskonnad ja sõpruskonnad, mille sees areneb välja oma keelekasutus, mis laiema leviku korral täiendab olemasolevat žargooni. Selles kogukonnas on välja kujunenud keelekasutus õigustatud ja probleeme sellest ei teki. Esinedes muudes auditooriumites tuleb jälgida žargooni kasutust ja parasiitsõnade siselipsamist teksti. Žargooni kasutus on õigustatud vaid juhul, kui kõik osalejad valdavad seda täielikult ning tegu on mitteformaalse infovahetusega.

Sõnumi täpsus

Sõltumata sellest, kas kasutatakse väljakujunenud klassikalist terminoloogiat või kitsama ringi keelt e. žargooni on peaaegu vältimatu, et tekivad arusaamatused ja vääritimõistmised suhtlemisel. Alati on erineva taustaga inimeste arusaamad mõistete sisust ja ulatusest erinevad. Probleemiks on ka mõtteviis, et täislauseteta ja hoolimatu keelekasutus võimaldab täielikku ja ise-enesest mõistetavat teabe edastust. Selle aluseks on võimetus mõista teiste mõttemaailma ja tausta. IT spetsialisti eetikakoodeks kohustab kõiki hoidma kõrgel kutseväärikust ja järgima kõrget erialast eetikat. Kahtlemata on siin üheks osaks ka väga hea keelekasutus. Kindlasti ei kuulu niisuguse keelekasutuse juurde akronüümide (esitähelühendid) ja muud mugandused, žargoon ja släng. Nende kasutamine nõuab kindlasti selgitusi asjasse mittepühendunutele.

Lubamatu oma eriala žargooni pealesurumine koostööpartneritele ja klientidele. Žargooni ja slängi kasutamine tekitab ikkagi arusaamatusi ja vääritimõistmisi. Eriti on see tuntav maades, kus inglise keel, millest pärinevad enamus infotehnoloogia termineid, pole enamusele emakeel. Selle põhjuseks on paljude lühendite mitmetähenduslikkus ning edastatav sõnum läheb kuulajate/lugejate jaoks lihtsalt kaotsi. Avaliku esinemise korral viib niisugune olukord hetkeliselt auditooriumi huvi kaotamiseni pakutava vastu.

Oma seisukohtade edastamisel laiemale kuulajaskonnale tuleb jälgida keelekasutuse kõrval auditooriumi arusaamise ja vastuvõtuvõime taset, mis võimaldaks edastatava teabe omandada igavust tundmata või arusaamatud ja liigkeerukaid kohti kohates s.t. triviaalsused ja keerukused on iga auditooriumi puhul suhtelised mõisted. Näidete ja võrdluste esitamine peab andma võimaluse kasutada assotsiatiivset mõtlemist teabest arusaamiseks. Akronüümid ja lühendid teevad esituse kohati kompaktsemaks ja väldivad lohisevaid lausevorme, kuid liigsel pruukimisel teevad materjali raskesti jälgitavaks. See on täheldatav, kui kasutatakse mingite kindlate tehnoloogiate puhul loodud kujundlikke termineid või ujutatakse kuulajad/lugejad üle kindla tarnija tootenimede ja tehniliste arvandmetega.

Igal ettekandel ja sõnavõtul peab olema selgelt püstitatud eesmärk, mida tahetakse saavutada. Teabe edastaja peab teadma, mis on asjakohane, huvitav ja arusaadav esitada oma auditooriumile või suhtluspartneritele.

Kurbadeks näideteks on mitmesugused teadaanded. Olgu siinkohal toodud üks e‑kirjaga saabunud kutse (tekst esitatud lõika-aseta toimingutega), mis kindlasti ei saavuta oma eesmärki, sest lugejale asjast arusaamine on tehtud liiga raskeks:

 

Tere,

14. mail toimub seminar / tootetutvustus!

Kutsume sind osalema mõne tunnisel seminaril, kus tutvustame ja näitame kuidas töötavad
ZXTM - 5.0 uus versioon uute ja põnevate omadustega
ja
ZXTM Global Load Balancer (ZXTM GLB)

Juttu tuleb ZXTM uuest versioonist, kus on mitmeid uusi ja põnevaid, kui mitte ütelda vingeid, omadusi, mis veelgi tõhustavad võrgu- ja veebitoega rakenduste ning nende andmesideliikluse koormuse jaotust ja haldamist, nii ühe kui mitme datacenteri vahel.

Loe lähemalt ZXTM kohta:
http://www.zeus.com

Seminar on TASUTA