Inimene on oma olemuselt sotsiaalne s.t. ta püüab olla koos teistega ja tegutseda ühiselt. Koostöös on enamuse elutarvilike ülesannete lahendamine jõukohane. Alates kaubanduse, ja eriti tuntavalt manufaktuuride, tekkimisest süveneb erialane spetsialiseerumine. Selle eesmärgiks on töö tulemuslikkuse tõstmine. H.Fordi loodud tootmisliinid viisid selle tootva tööstuse jaoks viimase mõistliku piirini. See kõik toimib tootvas tööstus. Teenuste ja teadmistepõhises ühiskonnas, mille aluseks on loov mõttetegevus ei ole niisugune töökorraldus tulemuslik, sest mõttetööd ei ole võimalik väga täpselt piiritleda. Samas annab mõtete ühendamisel tekkiv sünergia oluliselt paremaid tulemusi.

Loomine

Ühiste tulemuste saavutamiseks luukase meeskonnad, mis peavad toimima ühtse tervikuna. Kõigepealt on selle aluseks üksikute meeskonnaliikmete kokkusobivus ja võime aru saada meeskonna lühi- ja pikaajalistest ülesannetest. Viimased põhinevad reeglina otseselt kogu organisatsiooni, mille raames meeskond töötab, põhiväärtustel ning on sõnastatud tavaliselt organisatsiooni visiooni ja missiooni kaudu. Need sõnastused annavad väljapoole organisatsiooni teada, milleks see on loodud ja mille nimel tegutseb.

Samavõrra tähtis on see ka sisekommunikatsioon töötajatele ja juhtidele. Igapäevatöös peavad kõik juhtimis- ja tegutsemistasandid silmas pidama neid põhiväärtusi. Tavalise keelekasutuse korral mõistetakse meeskonna all väiksemat üksust, mis tegutseb operatiivülesande lahendamisel. Organisatsiooni põhiväärtuste ja eesmärkide laiema sõnastuse kaudu ja nendest juhiste kujundamise läbi on võimalik meeskonnatunne saavutada ka rahvusvahelistes korporatsioonides. Eriti oluline on see tänapäeval, kus valdkondade juhtimine on geograafiliselt hajutatud.

Eesmärk

Väiksemates meeskondades suurema organisatsooni sees ei ole reeglina mõttekas ega võimalik sõnastada väga üldiseid eesmärke. Siin on oluline, et kõigile meeskonna liikmetele oleks selge tehtava töö eesmärk ja selleni viivad tegevused. Rõhutada tuleb, et arusaamine eesmärkidest peab olema kõigi jaoks samasugune. Erinevused, mis paratamatult tekivad inimeste mõistete erineva tõlgendamise tõttu, ei tohi viia põhimõtteliste erimeelsusteni.

Meeskonda sobivuse kõrval on oluline ka iga selle liikme motiveeritus pühenduda eesmärgile. Siin tuleb arvestada, et oluliseks on emotsionaalsed ja alateadvuslikud mehhanismid, mille käsitlemisele on pühendatud palju töid.

Käitumine

Inimene lähtub oma tegevuses kindlatest vajadustest alates kõige ilmsematest, milleks on ellujäämine ja füüsiline heaolu, kuni keerukate eksistentsiaalsete elu mõtte otsinguteni. Tulenevalt inimese sotsiaalsest loomusest on paljudele olulisemaks ja mitmeid vajadus katvaks tegevusvaldkonnaks on töö kõigi oma majanduslike, sotsiaalsete ja eneseteostuslike tagajärgedega.

Kõige elementaarsemate s.o. füüsilisest ellujäämisest, staatusest ühiskonnas lähtuvate vajaduste seisukohalt annab töötamine soovitud tulemuse. Samas Maslow püramiidi. (Maslow A.H. (1943) "A Theory of Human Motivation", Psychological Review, 50, 370-396, American Psychological Association, Washington poolt määratletud kõrgemate vajaduste - rahulolu ja eneseteotus ei pruugi see nii olla.

Paljud autorid on kirjutanud vajaduste ja motivatsiooni psühholoogiast (Ruth Alas, Jaana Liigand ja Anu Virovere Organisatsioonikäitumine Külim 2005), inimeste vahelistest suhetest ja organisatsiooniteooriast (Lemmik, J. Organisatsiooni struktuur ja disain. http://www.riigikantselei.ee/arhiiv/atp/Koolitus/oppematerjal/orgstr.htm Riigikantselei 1999). Oluline on teada inimeste käitumise põhjuseid erinevates olukordades ja organisatsioonides. Neid teemasid käsitlevad organisatsiooniteoorias otsustusi käsitlevad osad.

Inimeste käitumine organisatsioonis on määratud paljude tegurite kombinatsioonist, milles oma osa mängivad hetke kontekst, kultuur, isikuomadused ja palju muud. Näiteks korra- ehk distsipliini austus, mis väljendub kehtestatud eeskirjade järgimises, strateegiliste ja operatiivsete tööplaanide jälgimises ja meeskonna liidrite arvamuse arvestamises.

Väga oluline on sobivus meeskonda, mis põhineb kõigepealt isikuomadustel ja seejärel isiklike huvide ja ühiste eesmärkide kooskõlalisusel. Täpsemalt väljendub see töö sisu ühildamises oma isiklike huvidega, tööandja poolt saadavate otseste rahaliste või majanduslike hüvede väärtustamises või ametikoha vastutustasemest tuleneva prestiiži ja võimu kaudu. Töö korralduslike möödalaskmiste tõttu (kontrolli nõrkus, või ka vastupidi ülejõu käivad ülesanded) tekib oht käitumise mugandumiseks. Tekib omakasupüüdlikkus. Niisugusel juhul on organisatsiooni juhtkonna ülesandeks rakendad motivatsioonimehhanisme, mille aluseks on inimest mõjutavad keskkonna, kultuuri ja ka emotsionaalsed tegurid. Motivatsioonimehhanismide kaudu pakutakse töötajatele tunnustuse ja materiaalsete vajaduste rahuldamist. Materiaalsete viiside aluseks on palga- ja preemiasüsteemi kooskõla organisatsiooni üldise töökorraldusega. Eraettevõtetes on sageli kasutusel ka osaluse pakkumine töötajatele s.o. motiveerimine läbi omanikuks olemise. Tunnustamine algab eelkõige töötajate kaasamisest ettevõtte otsustusmehhanismi.

Sobivus

Pöördudes tagasi meeskonda sobivuse teema juurde peab rõhutama meeskonna loojate vastutust liikmete valikul, eelkõige isikuomaduste järgi. Kui võimalikul kandidaadil on olemas tegevusvaldkonna põhiteadmised, siis meeskonna ees seisva ülesande lahendamiseks on võimalik juurde õppida vajalikud konkreetsed teadmised. Samas isikuomadusi, mis määravad meeskonda sobivuse, ei ole reeglina võimalik muuta suurtes piirides. Isikuomaduste pinnalt võib tekkida asjatu rivaalitsemine, mis väljendub näiteks kolleegide arvamuse eiramises, ja teiselt poolt eirataval võib tekkida üksindustunne. Viimase äärmuslikud vormid võivad viia ka destruktiivse käitumiseni. Juhtimisvead „lamedas" organisatsioonis omavad seejuures olulist rolli. Ühe kolleegi või väiksema rühma liigne võimukus, mida meeskonna loomisel ei eeldatud võib halvata töö tulemuslikkuse.

Meeskonda sobivuse hindamisel tuleb arvestada kandidaadi kultuurilist tausta (päritolust tulenev meelelaad, religioossus jne.) ja isikuomadusi, nagu teiste innustamise võime, arusaamisvõime ja kaasamisoskused. Taibukus, loomingulisus, taktitunne ja huumorimeel on alati hinnatud. Tööülesannete järgi peab vaatama kandidaadi sobivust lähtuvalt tema haldamis- ja juhtimisvõimetest ning analüütilisest või strateegilisest mõtteviisist.

Koostöö

Motivatsiooni osa tänapäeva „lamedas" organisatsioonis tuleb järjest rohkem esile. Hierarhilises organisatsioonis on (õigemini oli) suurem osa ülevalt alla lähtuval käsul. Teadmuspõhise töö korral on oluline arvestada igaühe panust vastavalt tema oskustele, teadmistele ja kompetentsidele. Alluvussuhted on olulised, kuid mitte niivõrd enam töö sisu osas. See tähendab, et suhted inimeste vahel on rohkem tasakaalustatud ja suunatud kõigi kaasamisele.

Väga mitmeid näiteid saab tuua, kus koostöö ja võistluse omavaheline suhe on väga ülevaatlik analüüsiks. Eesmärk on meeskonnas vältida sisemist räiget rivaalitsemist ja ühiste eesmärkide saavutamiseks luuakse hea emotsionaalne õhkkond. Joonisel toodud piltidel on tegutsejad täiesti erinevates olukordades - meeskonna eest võistlemas nn. individuaalalal ja koos meeskonnaga midagi ehitamas. Esimesel juhul tuleb igaühel saavutada parim tulemus ainult ise-enesele lootes. Teisel juhul on oluline saavutada hea koostöö parima ja üldistele eesmärkidele suunatu saavutamiseks.

Joonis 6-1. Võistlusolukord üksikalal ja meeskonna koostöös tehtav lumelinn, mis ilmestavad erinevaid käitumismalle meeskonnas sõltuvalt olukorrast (autori fotod)

Üldjuhul on meeskond määratletud inimeste kogumina, kes püüavad saavutada ühiselt püstitatud eesmärke jagades selleks omavahel rollid ja ülesanded nii, et igaühe võimed, oskused ja kogemused saaksid kõige paremini rakenduse ja leiaks väärtustamist. Selle saavutamiseks peab iga meeskonna liige teadma oma võimeid ja oskusi ja neist ka ilmutatult teistele teada andma, allutama oma töö koostöö huvidele parima tulemuse saavutamise nimel.

Igale organisatsioonile on oluline saavutada oma eesmärgid. Eespool oli juba mainitud põhiväärtuste edastamise vajadus iga töötajani. See ei saa olla tulemuslik, kui ei arvestata ega väärtustata inimestevahelisi suhteid. Need põhinevad individuaalsetele võimekustele, mida tuleb arendada meeskonnatöö oskusi silmas pidades. Asjakohased treeningud annavad meeskonnale parima tulemuse ühise õppimise kaudu. Sobivaks vormiks saab olla näiteks meeskonna treening ja arenguvestlus..

Rollid

Nii nagu meeskonnad võivad ka rollid projekti meeskonnas olla lühiajalised või pikemaajalised, kuid neil on palju ühiseid jooni rollidega pidevalt toimivas organisatsioonis. Ka väga kiirelt muutvate vaheeesmärkidega ja rollidega projektides (nn. „agiilne" või ekstreem või XP tarkvara arendus) on otstarbekas määrata osalejate rollid s.o. vastutusala ja panus eesmärgi saavutamisse väga täpselt. Parim meeskond on see, kus kõik liikmed on aktiivsed ja oskavad koos töötada s.t. toimub pidev taktikaline infovahetus ning see aitab kaasa probleemide lahendamisele, mitte ei tekita neid juurde. Vastupidisel juhul tuleb kulutada lisaaega ja jõudu koostöö reeglistiku selgitamisele, et vältida sisekliimat halvendavaid ja tulemuste saavutamist pärssivaid mittemõistmisi.

Töövahendid

Tänapäeval ei ole tehniliselt väga oluline, kas koostööd tehakse ühises geograafilises paigas või ollakse üksteisest eemal. Olulisem on ühise töö tegemine vastastikku tunnustatud väärtuste alusel. Ilma ühiste arusaamadeta ei teki edukaks tööks väga vajalikku meeskonna vaimu. Vahemaa meeskonna liikmete vahel võib piirduda vaid korrusega suuremas hoones või olla üle mitme ajavööndi. Niisuguse „virtuaalse meeskonna" töö nõuab hästi toimivat kooskõlastamist, sest kõik liikmed on suhteliselt sõltumatud. Töö eelduseks on eelkõige koostöövalmidus, selged organisatsioonilised protseduurid ja kindel meeskonna liikmete omavaheline struktuur.

Tehniliselt sobivad paljud IT rakendused meeskonnatöö korraldamiseks kaugemate ja lühemate vahemaade korral:

• e-post (meiler, veebirakendus arvutis või telefonis)
• listid (Addressbook list, listi server oma ettevõttes või vaba kasutus, näiteks www.yahoogroups.com, http://groups.google.com vms)
• ühiskasutuses serveriruum (FTP)
• IPVoice (Skype, MSN)
• videokonverents (videokonverentsi lahendused, Skype, MSN)
• failide kiirvahetus (Skype, MSN, e-post, veebirakendused)
• arvuti töölaua jagamine (erirakendused, MSN)
• jututoad (Skype, MSN).

Sõltuvalt koostöö vormist on vahel otstarbekas eristada koostöö vorme. Inglise keeles kasutakse mõisteid „co-operate" ja „collaborate". Eesti keelde tõlgitakse need mõlemad koostöö tegemisena. Esimene tähendab reeglina erinevates meeskondades (organisatsioonide või struktuuriüksuste tasemel) töötamist ja teine ühises meeskonnas tööd. Esimesel juhul on suhted formaalsemad ja põhinevad rohkem lepingutel või virtuaalsete meeskondade puhul selgetest protseduurireeglitest s.t. see on koordineerimisel põhinev koostöö. Teisel juhul jagatakse ühiseid töömeetodeid ja -vahendeid, mis on sisulisele tööle palju lähemal s.t. see on koos töötamisel põhinev.