Alati on olemas olnud andmed ning neid on ühel või teisel viisil töödeldud s.o. kogutud, salvestatud, teisendatud ja väljastatud. Infotöötluse termin on reeglina kasutusel seoses infotehnoloogiaga ja selle all mõistetakse andmete sisestamist infosüsteemi, salvestamist, töötlemist ja väljastamist. Infotöötluse eesmärgiks on olemasolevate andmete alusel luua informatsioon ja see esitada võimalikult ülevaatlikult ning informatsiooni vajajale tarvilikul kujul. Informatsiooni teisenemist töötluse käigus iseloomustab joonis A3.2. See on ärilises mõistes infoteenus.

Joonis 3-2. Informatsiooni ja andmete suhe

Igas ettevõttes, kus kasutatakse või arendatakse infotehnoloogia teenuseid on vaja teha investeeringuid töökohtade varustamiseks ja infrastruktuuri loomiseks. Igalt investeeringult oodatakse selle tasuvust. Vastavate hinnangute aluseks peavad olema täpsed andmed tulude ja kulude kohta. See on võimalik saavutada organisatsiooni tasemel, kuid raskem on jõuda usaldusväärsete tulemusteni tööstusharu või riigi kohta.

Siiski on olemas uuringud (R.D.Atkinson, A.S.McKay Digital Prosperity: Understanding the Economic Benefits of the Information Technology Revolution. The Information technology and Innovation Foundation, March 2007, http://www.itif.org/index.php?id=34), mis näitavad infotehnoloogia rakendamise tulusust kõigil majanduse tasanditel. Tuuakse esile infotehnoloogia rakendamise mõju Euroopa ettevõtete käibe kasvule (kuni 55% kogukasvust), tööviljakuse kasvule (90%), riigi sisemajanduse kogutoodangule (0.2 - 0.9 protsendipunkti) käesoleva sajandi alguses ja paljudele muudele majanduse tulemuslikkuse näitajatele.

Organisatsiooni tasandil tasuvuse hindamiseks peavad käepärast olema kulude ja tulude andmed. Kulusid jagatakse kaheks - ilmutatud ja ilmutamata kuludeks.

Ilmutatud e. nähtavad kulud - kulud, mis on suunatud ettevõtte IT infrastruktuuri loomiseks ja haldamiseks. Nendeks on riist- ja tarkvara soetus- ja liisingukulud ning amortisatsioonikulud, IT tegevuskulud s.o. IT osakonna kulud, IT osakonna poolt pakutavad ja tellitavad teenused ja lahendused - arvutivõrkude ehk sidekulud, andmebaaside ja IT protsesside administreerimis- ja hooldusteenused, kasutajatoe kulud. Kui on võimalik raamatupidamises välja tuua siis IT administreerimiskulud - finants- ja haldusteenused IT infrastruktuurile, IT spetsialistide ja lõppkasutajate koolitus, kulud IT auditile ja IT kindlustusele. Sageli antakse neile kuludele protsentuaalne hinnang üldistes administreerimiskulude hulgas.

Ilmutamata e. peidetud kulud - raamatupidamises mitte selgelt fikseeritud vaid hinnatavad kulud, mis on seotud IT lahenduste kasutamisoskuse ja rakendamisega (ooteaeg IT toe saabumiseni, kolleegide aitamisele kuluv aeg, projektkohtumised, õppekülastused, ajakulu ebaotstarbeka tegevusega (mängud, surfamised veebis), jms.). „Seisva süsteemi" kulud on kaotatud produktiivsusega seotud kulud, mis on põhjustatud arvutivõrgu, töökohaarvuti, serverite, printerite jms. riketest; lõppkasutaja ootab abi oma probleemide lahendamiseks; IT süsteemile tehtavad planeeritud hooldustegevused; mitteplaneeritud tõrked käideldavuses, näiteks e-posti või andmebaasidesse ligipääsu katkemine.

Üldises äriterminoloogias kasutatakse organisatsiooni töö majandusliku tulemuslikkuse hindamiseks mitmesuguseid näitajaid. Nende kaudu saab üldarusaadavalt otsustada tulemuste ja hetkeolukorra üle, sest ainult tehtud investeeringute suurusest ei piisa ja hinnata tuleb nendest tekkivat täiendavat tulu.

ROI (Return On Investment - investeerigu tasuvus) äritermin, millega iseloomustatakse ettevõtte tulu, mis on saadud investeeringust. Selleks et arvutada ROI, peab selgitama täieliku rahalise tulu, mis on saadud sellest investeeringust ja seejärel võrrelda seda täieliku programmi maksumusega (kaasa arvatud ilmutamata kulud).

TCO (Total Cost of Ownership - omandi kogumaksumus) näitab soetatud materiaalse või immateriaalse vara soetamiseks ja haldamiseks tehtud kulutusi kogu selle kasutusaja jooksul. See on tihti kasumlikkuse seisukohast hulga olulisem näidates omandatu tegelikku kulukust, mis võib anda hoopis teistsuguse pildi kui esialgne näilik kokkuhoid ostuhinnas.

Ettevõtte äri- ja finantsplaani hindamisel on olulisel kohal rahavoogude analüüs, seejuures pole oluline mitte ainult rahavoogude olemasolu, vaid ka selle saavutamise meetodid. Seepärast osutub sageli otstarbekaks kasutada investeerimise tulemusel tekkivaid rahavooge. Rahavoogude analüüsi kasutatakse, et määratleda tulude ja kulude suundumusi ja suhteid ettevõttes. Neid kasutatakse tulevikus oodatava rahavoo ja selle tekitamiseks vajalike investeeringute hindamiseks.

Investeerimise mõttekust hinnatakse mõiste nüüdisväärtus (net present value - NPV) kaudu, mis on võrdne investeerimisprojekti eluea iga-aastaste rahavoogude sum­maga, millest on lahutatud äriprojekti esialgsed väljaminekud. Sealjuures tulevikus laekuvale rahale arvutatakse selle väärtus täna, et saada alus otsuseks, mis tuleb teha praegu. Seda tegevust nimetatakse diskonteerimiseks.

Investeeringu tekkiva tulu nüüdisväärtust saab väljendada järgnevalt:

NPV =∑_i=1,N ( tulu _i/ (1+k)ⁱ ) - kulu

kus,

tulu _i - on tulu perioodil i (võib olla positiivne või negatiivne);

k - investori nõutava tulunormi või kapitali hind (näiteks pangalaenu intress, inflatsioon jne.)

kulu - esialgsed investeerimise kulud;

N - projekti oodatav kestvus (perioodide arv)

Nõutav tulunorm või kapitali hind on tulude tase, mis on vaja teenida projektide finantseerimiseks.

Äriprojekti nüüdisväärtus määrab ära investeerimisvõimaluse tänases vääringus. Perioodide rahavoogude nüüdisväärtuse ja esialgsete kulude vahe määrab inves­teeringu mõttekuse. Kui see väärtus on positiivne, võime projekti vastu võtta, kui negatiivne, siis ei.

Kui pro­jektile arvutatud nüüdisväärtuse ja kulud on võrdsed peavad otsuse langetamiseks appi tulema muud mitterahalised hinnangud.

Seda kriteeriumi võib väljendada nii:

NPV > 0,0 vastu võtta

NPV < 0,0 tagasi lükata

 

Investeeringuid iseloomustatakse ka mõistega rentaabluslävi ( IRR - internal rate of return ). See on näitaja, mille väärtus on eduka investeeringu puhul suurem kui kapitali hind ehk lihtsustatud näitel suurem pangalaenu intressist (vt. eelpool NPV arvutamise valem).

Tulu IT investeeringutelt on reeglina raske mõõta ning kokkuarvamise viisid on erinevates ettevõtetes kindlasti väga erinevad.

Olgu siinkohal toodud mõned võimalikud tulu saamise kohad.

Tulemuslikumad töörutiinid. Investeeringud ettevõtte põhi-ja abiprotsesse toetavatesse lahendustesse koos personali väljaõppega ja pideva täiendõppega.

Tulemuslikum organisatsioon. Ettevõtte tegevuste keskendumine oma põhiäritegevusele ja IT lahenduse ning väljatöötamise usaldamine IT lahenduste tarnijatele ning lahendused, mis toetavad organisatsiooni protsesse.

Parem klienditeenindus. Investeeringud finants- (sealhulgas arveldus-), kliendihaldus- ja kommunikatsioonisüsteemidesse. Siia kuuluvad ka investeeringud klienditoe hääljuhtimissüsteemidesse.

Parem kuvand organisatsioonist. Investeeringud strateegiliste äriprotsesside parendamiseks ja edendamiseks; investeeringud kommunikatsioonisüsteemidesse annavad väga kaudse, kuid pikaajalise tulemuse.

Kõrgem teenuste kvaliteet. Investeeringud kontori- ja töökorraldussüsteemidesse.

Kiirem uute toodete/teenuste arendus. Investeeringud CAD/CAM süsteemidesse (Computer Aided Design/Computer Aided Manufacturing). Siia kuuluvad ka turundus- ja tootmisinfosüsteemide ning interneti lahenduste arendus.

Kõrgem loovus. Investeeringud sobivasse projekti- ja protsessijuhtimise tarkvarasse ning kommunikatsiooni- ja töökorraldussüsteemidesse, mis aitavad vähendada rutiinse töö osatähtsust.

Parem ja objektiivsem turundusinfo. Investeeringud kliendihaldus- ja turundusinfosüsteemidesse.

Lühemad ooteajad. Investeeringud logistika ja klienditoe süsteemidesse.

Suurem paindlikkus. Investeeringud uutesse tehnoloogiatesse.

Parem juhtimine. Investeeringud juhtimis-, finants- ja haldussüsteemidesse.

Rahulolevamad töötajad. Investeeringud kontori- ja töökorraldussüsteemidesse ning uusima tehnoloogia kasutamine. Siin uusim tehnoloogia ei pea tähendama alati kõige uuema tarkvara versiooni kiiret kasutuselevõttu, kui see ei vii uuele kvalitatiivsele tasemele.