Organisatsioonil on tihtipeale keeruline langetada selliseid strateegilisi otsuseid nagu kuidas organiseerida tarkvara komponentide või rakenduste haldust. Valikud on palju alates eritellimuse peale väljatöötatud ja ainult konkreetsele firmale sobivast lahendusest ning lõpetades teenuse sisseostmisega (outsourcing). Lisaks nendele võimalustele võib ju ka mingi tüüplahenduse, millesse on sisse viidud mõningad parandused ja muudatused. Lahendusi on loomulikult võimalik osta erinevatelt pakkujatelt ning koostada integreeritud tarkvaralahendus, mis mingite firma jaoks oluliste kriteeriumide järgi oleks optimaalne.

Valiku tegemine nende variantide vahel ei ole lihtne, eriti kui valikukriteeriumid on erinevad, ühel juhul on oluline rakenduslik külg või tehnoloogiline tase, teistel juhtudel integreeritus.

Üldjuhul tuleks enne infosüsteemide valikuotsuste langetamist analüüsida firma vajadusi.

Nagu igasuguse strateegilise otsustuse juures, tuleks selgitada:

• kus momendil ollakse,
• kuhu välja tahetakse jõuda (funktsionaalsed rakendused),
• millised on organisatsioonilised, rahalised võimalused (majanduslik aspekt).

Järelikult selleks, et üldse asuda infosüsteemi projekteerima tuleb omada ülevaadet organisatsiooni struktuurist, kuidas see toimib ja millised on ametikohtade ülesanded. Seejärel tuleks selgitada, kuidas informatsioon liigub ja kas selles valdkonnas on tekkinud probleeme. Alles seejärel tuleks mõelda lahendusvariantidele. Lahendused võivad olla firma enda poolt välja töötatud või siis tellitud lähtudes siis põhimõtetest, leida sobiv „hinna ja kvaliteedi" vahekord. Ülesande püstitusega (kus ollakse ja kuhu tahetakse jõuda) võib firma ka ise oma jõududega hakkama saada, kuid kui on tegemist piisavalt suure firmaga siis võib osutuda mõistlikumaks kasutada spetsiaalse firma abi. Selliste projektide koostamine allub ikkagi teatud seaduspärasustele ja nõuab professionaalseid teadmisi.

Kui firma tegevus on korrektselt kirja pandud, siis peaks see selgelt peegeldama ka firma erilisi vajadusi ja pakkuma suuremaid integreerimise võimalusi teiste äriinfo süsteemidega. Võimalikest kuludest rääkides ei tohiks piirduda sisseostu või arenduskuludega, vaid tuleks lisada ka prognoosid hooldus- ja modifitseerimiskulude osas. Need kulud võiks põhimõtteliselt lisada ka omaniku kogukulude hulka, mida täpsemalt vaadeldakse juba järgmises osas.

Infosüsteemi väljatöötamisel saab kombineerida isetegemise ja tellimise vahel. Parima hinna ja kvaliteedi suhte annab reeglina variant, kus infosüsteemi väljatöötamisel ostetakse sisse juba katsetatud alamsüsteeme ja lahendusi mingilt spetsialiseerunud arvutifirmalt. Sõltumata kasutatavast infosüsteemi väljatöötamise skeemist peab silmas pidama, et lõpptulemus saab olema kvaliteetne ainult siis kui seda tehakse pidevas koostöös lõpptarbijatega e. ettevõtte töötajatega.

Hinnata tuleks ka asjaolusid, mis näitavad firma suutlikust teenindada erilahendusi. Üldjuhul tagavad ostetud või teenusena sisseostetud infosüsteemid regulaarsema ja kiirema uuenduste sisseviimise võimalused kui see eritellimusena valminud süsteemi korral võimalik oleks.

Firma jaoks võib olla ka ohu märgiks sõltuvus ühest konkreetsest hankijast, kuna ühe hankijaga tekkivate probleemide korral puuduvad varuvariandid või tuleb neid kiiresti otsima hakata. Probleemid infosüsteemis võivad tekkida nii infosüsteemi eritellimuse, turult ostmise kui ka teenuse sissostmise korral.

Mida komplektsemalt õnnestub firma tegevust mõjutavaid aspekte analüüsida ja arvestada, seda parem. Üldiselt on täheldatud, et ostetud infosüsteemide puhul on süsteemi efektiivsus kõrgem ja kulutused firma jaoks madalamad kui seda on olnud firmasiseste arenduste korral. Samas on ostetud infosüsteemide puhul vahetevahel täheldatud probleeme süsteemi integreerimisega ja paindlikkuse vähenemisega, mille tulemusena kogukulud kasvavad.

Teenuse sisseostmise eeliseks loetakse kõrget efektiivsust, kuna teenuse pakkuja on selles valdkonnas ilmselt kõrgema kvalifikatsiooniga (vähemalt tellimuse esitamise momendil) kui firma oma töötajad. Ilmselt on sel juhul suurema tähelepanu all ka firma peamine tegevusvaldkond e. sisuline äritegevus. Teenuse sisseostmine võimaldab püsikulusid näidata muutuvkuludena.

Majanduslikus mõttes loetakse positiivseks asjaolu, kui väline teenuspakkuja teeb rohkem tööd kui firma ise. Teatud juhul on võimalik vähendada kulusid või suurendada kasumit just seadmepargi vähendamise või müügi teel. Teenuse sisseostmine võib firmale kasulikuks osutuda ka seetõttu, et teenuse kvaliteet tõuseb kas siis tarbijasõbralikkuse ja/või andmete uuendamise kiirenemise tõttu. See omakorda aitab kaasa teeninduslepingute kasutamise laienemisele.

Teenuse sisseostmine võib aga olla ka riskide allikaks ettevõttele, niikaua kuni välistööjõud omab ligipääsu firma informatsioonile. Firmadel on probleem leida piiratud arvuga töötajaskonda IT spetsialiste, kes on pühendunud innovatsioonile ja uue tehnoloogia omandamisele, samas on ka selliste inimeste reaalse vajaduse kindlaks määramine küllaltki keeruline. Töötajad, kes on motiveeritud õppimisele ja on valmis kasutama oma teadmisi uues tehnoloogias on leidnud rakenduse firmades, kus nende ametialased oskused tagavad ka tõusu karjääriredelil.

Teenuse sissostu riske saab vähendada kui ettevõttes on:

• formuleeritud IT strateegia
• koostatud konkreetne ülesande püstitus, millist teenust ettevõte soovib
• määratud ettevõttepoolne projektijuht
• tagatud ettevõttepoolne järelevalve.

Tabelis 2-1 toome lühivõrdluse kulude osas oma spetsialisti poolt arendatava ja väljast sisse ostetava teenuse vahel.

Tabel 2-1