Strateegiliste eesmärkide realiseerimiseks peaks paljudest alamsüsteemidest koosnev äriinfo süsteem olema kasutatav erinevate vastutusastmega äritegevuse tasanditel. Reeglina võimaldabki IT süsteemide ülesanded ja tehnoloogiliste lahenduste kooskõla anda reaalsuses parimaid tulemusi.

Joonisel 2-3 on toodud erinevad juhtimistasandid ja nende vajadustele vastavad infosüsteemide abil lahendatavad ülesanded.

Joonis 2-3. Firma infosüsteemi põhiülesanded

Tootmistasandil vajavad firmad infosüsteeme, mis jälgiks põhiparameetreid tootmistegevuses eneses ja olulised on nii vahetut tegevust hindavad (tagasiside) kui ka arvutatud (sünteesitud) näitajaid. Sünteesitud näitajad annavad hinnangu tootmisprotsessile tervikuna.

Informatsiooni loomise tasandil jälgitakse vahetult kauba või teenuse tootmist, kauba või teenuse liikumist firmade vahel või nende jõudmist tarbijani. Tegevusvaldkondi võib olla väga palju alates konkreetse toote valmistamisest ja lõpetades kaubandusega.

Kui üritada neid tegevusvaldkondi mingil moel süstematiseerida ja leida neile andmebaasi mõttes „ühine nimetaja", siis võiks lähtuda alljärgnevast klassifikatsioonist:

• juhtimisinfosüsteemid,
• kontorirakendused,
• kommunikatsiooni, sõnumivahetuse, rühmatöö vahendid,
• majandusarvestuse, logistika, turundus- ja müügirakendused.

Konkreetse tegevus tasandil toimubki firma sisuline tegevus, tekib lähteinformatsioon, mida agregeeritakse, töödeldakse ja mille põhjal langetatakse suur osa firma juhtimise, planeerimise ja finantsjuhtimisega seonduvaid otsuseid. Sisuliselt oleks tegemist kõikvõimalike dokumendihaldamise süsteemidega ja tehnoloogiliselt toimub andmebaasi aktualiseerimine ja ka kasutamine suures osas reaalajas. Tänapäeval ei ole mingiks probleemiks ka geograafiliselt hajutatud allüksuste andmete koondamine peaserveris asuvasse andmebaasi ja selles asuva info reaalajas kasutamine.

Automatiseeritud infosüsteemi eeliseks on mugavus, kuna andmetöötlus toimub ilma inimese vahetu sekkumiseta, spetsiaalse tarkvara abil.

Andmetöötlusel kasutatakse operatiivandmeid, andmebaasi infot kasutatakse vähe ning seda ei muudeta.

Üha rohkem tootmisprotsesse juhitakse reaalajasüsteemide abil, mis võimaldab vähendada inimlikke eksimusi ja optimeerida tootmisprotsesse. Tihtipeale on tegemist majandusharudega, kus tootmine oma tehnoloogiliste iseärasuste tõttu toimub pideva protsessina (energiasüsteemid, elektrijaamad, klaasi- ning metallitootmine jne.). Siia alla võib lülitada ka tootmisprotsessi monitooringu süsteemi (kui palju tooteid on liini läbinud, iga ühiku kvaliteet jne.) ja mingit tehnoloogilist lahendust korrastav süsteem. Hädavajaliku info saamiseks saab kasutada info tugisüsteemi teenuseid ja selle kasutamise läbi on võimalik ka oma töö tulemuslikkust tõsta.

Läheinfot valmistatakse firma enda IT süsteemi abil ette nii juhtimistasandi jaoks, planeerimiseks, kui ka episoodiliste, aeg-ajalt ettetulevate juhtimisalaste probleemide kiireks lahendamiseks. Erinevused informatsiooni vajaduste tähtaegades firmade erinevate juhtimistasandite vahel tingivad ka kõrged nõudmised infosüsteemile.

Teadmusjuhtimissüsteem tagab ettevõtte majandustegevuse analüüsi, lihtsustab prognooside koostamist, kindlustab infovahetuse tarbijate ja arendusüksuste vahel ja annab tagasisidet firmale oluliste küsimuste osas. Teadmusjuhtimissüsteem annab töötajatele infot üldistatud ja tihtipeale ka kommenteeritud kujul ning võimaldab kõikidel võtmeisikutel kõikide ettevõtte jaoks oluliste probleemide ja lahendustega kursis olla.

Analüüsi- ja planeerimissüsteem on suunatud firma juhtkonna vajaduste rahuldamisele ja reeglina sisaldab erinevaid aruandeid, mis võimalik võiks olla reaalajas. Aruanded ja analüüsid võiksid lähtuda klassikalistest majandusanalüüsi tõekspidamistest, seega peaks kasutama nii vertikaal- kui horisontaalanalüüsi (aegread), samuti ka mõnevõrra keerulisemat kompleksanalüüsi (näit. Du Pont analüüs) (http://en.wikipedia.org/wiki/Du_Pont_analysis).

Tegelikkuses vajavad sellist informatsiooni kõige rohkem keskastme juhid, kes üldjuhul kõik plaaniülesannete esialgsed variandid ka koostavad. Lisaks sellele peaks süsteem võimaldama erinevate varustus-turustusplaanide koostamist, reeglina materjalide vajaduse arvutamise tarkvara väga suure paindlikkusega ei hiilga.

Juhtimisinfosüsteem on suunatud nii keskastme juhtidele kui ka tippjuhtkonnale. Süsteemi iseärasuseks võrreldes teiste süsteemidega oleks operatiivinfo kasutamise vajadus, ilmselt tuleks hoolega mõelda võimalusele kasutada ka reaalajas saadavat informatsiooni. Reaalaja informatsiooni kasutamine juhtimisotsuste langetamisel on hädavajalik energiasüsteemide, lennunduse, soojatootjate jne. juures, kus kiire reageerimine tõstab töö efektiivsust ja võimaldab ennetada ka ekstremaalseid situatsioone. Probleemiks antud süsteemi puhul võib kujuneda asjaolu, et vajalik informatsioon pole sobivalt liigendatud, hullem veel kui infot on liiga palju ja selgelt pole esile toodud prioriteetseid infovaldkondi, mille alusel oleks võimalik kiireid juhtimisalaseid otsuseid langetada.

Hea infosüsteem peaks sobima kõikidele juhtimis- ja majandustegevuste tasanditele ja loomulikult varustama korrektselt kõiki valdkondi vajaliku informatsiooniga.

Infosüsteemi infrastruktuur tagab infosüsteemide kasutajate, pakutavate teenuste ja kõikvõimalike infotehnoloogiliste ressursside sidususe. Infosüsteemi kasutajad on firma töötajad, kellel on ligipääs andmebaasile ja kes kasutavad infosüsteemi poolt pakutavaid teenuseid oma igapäevases töös. Kasutajad on süsteemis kasutajakontode kaudu kirjeldatud ja nende ligipääs infole on mõnikord valikuline. Teenused on infosüsteemi poolt pakutav funktsionaalsus ning üldjuhul oleks selleks andmebaasid, printimine, failijagamine, kommunikatsioon jne.. Ressursiks on tark- ja riistvara (arvutid, printerid, modemid, rakendustarkvara, opsüsteemid, utiliidid jne.).

Firmadele vajalikku informatsiooni säilitatakse andmebaasides struktureeritud kujul. Enamlevinud infosüsteemid oleksid raamatupidamistarkvara või finantsinfosüsteem koos oma andmebaasiga. Kõrgkoolides on erilisel kohal õppeinfosüsteem (ÕIS). Firmades, sõltuvalt nende tegevusvaldkonnast, võib olla väga erinevaid andmebaasiprogramme erinevate registrite pidamiseks ja firma põhitegevuse kajastamiseks. Väga tuntud on internetipangandusega seonduvad infosüsteemid, linna bussiliikluse graafikuid kajastavad infosüsteemid, kõikvõimalikud toodangu arvestusega seonduv tarkvara jne..

Firmas olevat suuremahulist informatsiooni võib säilitada eraldiseisvates osades e. mingite oluliste tunnuste alusel moodustatud andmeaitades. Selle on teinud võimalikuks infosüsteemide ja andmebaasisüsteemide eraldatus teineteisest. Sellesuunalise tõuke on andnud ka juhtimistegevuseks vajaliku info mahu kasv, mis on oluliselt ületanud tavalise igapäevase tegevuse mahu.

Andmeait (data warehouse) on oma olemuselt infoarhiiv, mis on võimeline organiseerima ja väljastama paljudest erinevatest allikates saabuva info nõutud kujul, võimaldades läbi viia erinevaid analüüse ja/või anda selle alusel hinnanguid. Kindlasti on sellisest infost abi ka firma tegevuse planeerimisel ja juhtimisotsuste langetamisel. Lisaks sellele võimaldab andmeait vaadelda eraldi analüütilist ja hinnangulist informatsiooni. Andmeaidas saab moodustada alamsüsteeme või andmekogumeid, mis firma ja tema allüksuste jaoks teeb kasutamise mugavamaks.

Nagu ikka luuakse andmebaas mingi tegevuse käigus kogunevast infost, mida siis töö käigus uuendatakse. Andmebaasi loomise protsessi ennast võib jaotada etappideks:

• Andmebaasi projekteerimine. Teeme endale kõigepealt selgeks, mida me vajame ja millist informatsiooni meil on reaalselt võimalik kätte saada. Andmebaas on infosüsteemi üks osa. See on üks kõige vastutusrikkamatest osadest infosüsteemi väljatöötamisel, kuna selles faasis tehtud vigu on hiljem raske, vahel isegi võimatu kõrvaldada. Igas faasis tehtud vigu on üldiselt kõige parem parandada just selles etapis, kus need vead tehti. Igas järgmises etapis on parandamine juba tunduvalt töömahukam.
• Andmehõive on järgmine tegevus pärast andmebaasi loomist ning kujutab endast andmete (käsitsi) sisestamist või kuskilt teisest süsteemist ülekandmist ja salvestamist. Selleks, et andmebaasist ka reaalset tulu tõuseks, tuleb andmeid pidevalt aktualiseerida. Andmeid võib sisestada tabelite, indeksite jne. kujul. Siin võibki probleeme tekkida kui andmebaasi mudel on ebatäiuslik. Näiteks, niipea kui selgub, et on tarvis veel mõni tabel lisada, võivad muutuda ka tabelite omavahelised seosed.
• Andmetöötlus, mis kujutab endast majandustegevuse jm. sarnase informatsiooni süstematiseerimist ja viimist analüütilisse vormi. Sisuliselt toimub nüüd sisestatud andmete töötlemist, korrastamist, väljavalimist (päringusüsteem) jne.
• Andmete arhiveerimine, mille tulemusena töödeldud või sobivasse formaati kohendatud andmed salvestatakse eraldi, nt andmeaita.

Pärast andmebaasi loomist on võimalik andmeid kasutada. Loomulikult tekib väga palju võimalusi ka selle info töötlemiseks firma majandustegevuse analüüsil, prognooside koostamisel jne. sest andmebaasi kasutusvaldkondi on lõputult.