Firma jätkusuutlikus on paljuski määratud mõistliku tulevikuvisiooniga. Sisuliselt peab firma ette nägema oma arengu aastate taha ja selle realiseerimiseks on kasulik välja töötada strateegiline plaan. Strateegia peab tagama, et firma tegeleks õigete asjadega. Pikaajaliste eesmärkide realiseerimiseks peab aga tegema palju lühikesi samme, e. firmal tuleb koostada ka taktikalised plaanid, mis tagavad seda, et õigeid asju tehakse ka õigel viisil.

Seega, firma strateegia on dokument, milles sisalduvad firma tõekspidamised ja arenguliinid pikemaks ajaperioodiks. Täpsemate ja lühiajalisemate plaanide e. taktikaliste plaanide kujundamisel lähtutakse just strateegilistest plaanidest ja seetõttu tuleks firma üldise strateegilise plaani raames välja töötada ka erinevate valdkondade strateegiad. Lisaks põhitootmise, raamatupidamise, turunduse, personalijuhtimise jne. valdkondadele tuleb kindlasti suurt tähelepanu pöörata ka tänapäeval ülikiiresti arenevale valdkonnale - infotehnoloogiale.

Kui võrrelda infotehnoloogiat firma teiste tegevuse valdkondadega, siis oleks tema iseärasuseks kõiki valdkondi läbiv toime. Ilmselt pole tänapäeval mõeldav, et kaasaegses firmas eksisteerib mõni allüksus ilma IT kasutamata. Reeglina kasutavad nad ühel või teisel moel kõik, kas või tugiteenusena, IT süsteemi. Seega on IT valdkond äärmiselt tihedalt seotud kogu firma juhtimisega ja firma majandustegevuse strateegiline planeerimine mõjutab otseselt ka infosüsteemide juhtimist. Samal ajal võib ka väita, et IT lahenduste väljatöötamise tase mõjutab otseselt tootmistulemusi ja seega kogu firma tegevust tervikuna.

Firma seisukohalt tuleb IT süsteemi vaadelda ühe olulise tugisüsteemina ning tema funktsioneerimiseks on vajalik kõikide komponentide, nii riist- kui tarkvara, vajalikul tasemel arendust. Kahtlemata mõjutab riist- ja tarkvara areng firma kõiki organisatsioonilisi tahke, eelkõige tootmis- ja äritegevust, aga ka finantsarvestust, raamatupidamist, turundust, personalimajandust jne.

IT valdkonna juhtimine on tänu oma kõikehõlmavale iseloomuline äärmiselt keeruline ja mitmetahuline, arvesse tuleb võtta nii suhteliselt iseseisvaid valdkondi kui ka leida võimalusi terve süsteemi integreeritud tööks. Seega oleks IT süsteemi strateegia läbivaks ideeks määratleda ja hoida töös firma andmebaas, tema struktuur ja lähteandmete aktualiseerimise süsteem. Mainitud lähenemise väljatöötamisega pannakse paika terve rida lühema ja pikema perspektiiviga ülesandeid, samuti võimalikke lahendusi ja vahendeid liikumaks tänasest olukorrast tulevikku. Järelikult peaks infosüsteemi strateegiline plaan kirjeldama kogu ettevõtte kõiki tegevusvaldkondi läbivat infosüsteemisüsteemi : turundust, müüki, arendust, tootmist, jaotussüsteemi ja järgneva klienditeeninduse funktsioonide toimimist.

Hinnates ülaltoodud IT strateegia kujundamise erinevad valdkondi tuleks esile tuua erilist tähelepanu nõudvad alad:

a) üldise informatsiooni kogumise, töötlemise ja jaotamise süsteemi väljatöötamine

b) tagada äriorganisatsiooni struktuuri loogiline ühilduvus infosüsteemiga

c) tagada tootmis-, müügi-, finants-, jne. süsteemide omavaheline koostöö strateegilise planeerimise käigus

d) kooskõlastada omavahel investeerimis- ja juhtimisplaanid, hoida kulutused lubatud piires,

e) uute tehnoloogiliste IT lahenduste väljatöötamisega pakkuda võimalusi parimate majandusnäitajate saavutamiseks (ROI, ROE, IIR jne.).

IT lahenduste kavandamine kõikides mainitud valdkondades võimaldab saavutada konkurentsieeliseid kõrgema tootlikkuse, efektiivsuse ja juhtimise kvaliteedi tõusu arvelt. Lisaks sellele võib firma maandada olulisi äririske ja parandada kvaliteedijuhtimist. Kõik see kokku võib olla otsustava tähtsusega firma püsimajäämisel majanduslanguste ja firma jaoks ebasoodsatel majandusperioodidel. Seega, firma juhtimise seisukohalt peaks tasemel infosüsteem kindlasti sisaldama kahte omavahel seotud osa. Esimene nendest arvestaks firma võimalusi ja kujutaks strateegilise planeerimise ülesannet ja teine tagaks sobiliku juhtimise strateegia kasutamise.

Ülaltoodud vahendite abil saab kasutada seonduvaid IT rakendusi alltoodud valdkondadele:

• üldinfo organisatsioonile tervikuna
• ressursside kasutamine
• tootmine
• äriinfosüsteem.

Reeglina on mainitud infosüsteemid ristkasutuses, mis omakorda võimaldab koostada ka kõige üldisemaid ettevõtte arengu ja strateegilisi plaane. Kui vaadelda firma erinevaid juhtimistasandeid, siis on alati kõrgematel juhtimistasanditel mõistlik kasutada töödeldud ja üldistatud info. Esiteks on tänapäeva infotulvas mõistlikult töödeldud infos rohkem juhtidele vajalikku infot, müra on filtreeritud ja teiseks pole keegi füüsiliselt võimeline kogu infot vastu võtma. Seega sõltuvalt firma töötajate tööülesannetest on alati mõistlik kasutada konkreetsel juhtimistasandil sobivalt agregeeritud informatsiooni olgu selleks siis üldjuhtimiseks vajalik info, operatiivülesannete lahendamiseks vajalik info või siis konkreetsete ülesannete täitmiseks vajalik info. Seega võib kogu firmas vajaminevat informatsiooni jaotada erinevate paneelide lõikes.

Enamlevinud jaotus, kui lähtuda juhtimishierarhiast oleks:

• juhtimisinfo paneel
• operatiivinfo paneel
• konkreetsete ülesannete täitmise infopaneel.

Peale selle saab informatsioonipaneele moodustada kasutusvaldkondade lõikes:

• planeerimisalane informatsioon
• finantsinformatsioon
• tootmisalane informatsioon
• laoseisude informatsioon jne.

Joonisel 2-1 on vaadeldud erineva agregeerimise astmega info liikumise suundi firmas.

Joonis 2-1. Info liikumine firmas

Juhtimisotsuste paneel on informatsiooni agregeerituse tasemelt kõige üldisem ja peaks kindlasti sisaldama ühelt poolt otsuste langetamiseks olulist informatsiooni ja teiselt poolt võimaldama koostada ka firma tegevus ja tootmisplaane. Täpsem loetelu vajaliku informatsiooni kohta on toodud alajaotuses 1.6. Juhtimisotsuste paneel peaks sisaldama ka mitmeid tarkvaralahendusi, mis võimaldaksid tipptasemel efektiivseid juhtimisotsuseid langetada. Keskastme juhtimistasandil on ilmselgelt tarvis mõnevõrra konkreetsemat informatsiooni, mis võimaldaksid kiiresti reageerida tootmise, marketingi, varude, eriolukordade jne. probleemide lahendamisel. Ilmselt oleks ka siin mõistlik kasutada vastavaid tarkvaralahendusi, mis teeksid operatiivkontrolli mugavamaks. Madalamal tasemeil e. konkreetse tootmis- ja äritegevuse häireteta töö tagamiseks tuleb evitada vahetu tootmistegevuse kontrolli võimaldavad infosüsteemid.

Juhtimisotsuste paneeli iseloomulikuks omaduseks on agregeeritud informatsiooni kasutamine:

• kõrge üldistuste tase ja suhtelistel mõõdukas infohulk
• ajahorisondina peetakse silmas keskmist ja pikka perioodi
• hädavajalik oleks tarkvara, mis võimaldaks hinnata dünaamikat kiiresti muutuvate ja üldistatud (stabiilsemate) näitajate vahel.

Joonis 2-2. Informatsiooni liikumine eri tasandite lõikes ja selle mahu vähenemine agregeerimise tulemusena

Joonisel 2-2 on iseloomustatud operatiivinfo paneeli toimimise printsiipe. Näeme, missugune info liigub ja muutub üldisemaks (koondub) erinevate otsustamistasandite lõikes. Nagu näha võimaldab toodud mudel juhtimise ja kontrolli funktsiooni realiseerimist firma kõikidel tasanditel.

Konkreetsete rakenduste paneel sisaldab vahendeid firma üldise struktuuri ja infosüsteemide struktuuri „läbikasvamiseks" e. ühiseks kasutamiseks. Samas võib puutepunkte nende kahe süsteemi vahel eksiteerida ka osaliselt. Firma IT süsteemi lõplik versioon peaks varustama kõiki tasandeid kõikvõimaliku informatsiooniga firma üldiste eesmärkide (missiooni) saavutamiseks.

Järelikult, äriinfosüsteem peab olema suuteline hankima, töötlema ja kättesaadavaks tegema vajaliku informatsiooni seotuna konkreetse tootmisvaldkonnaga. Antud juhul oleks tegemist ettevõttesisese infoga.

Üldjuhul peaks hea infosüsteem olema seostatud tootmisprotsessidega ja materjalid, mida vajatakse infosüsteemi väljatöötamiseks koosneks:

• lähteülesandest infosüsteemile
• põhiliste tootmisprotsesside kirjeldustest
• põhiliste tootmisprotsesside analüüsist ja oluliste tootmisfaaside väljatoomisest
• tootmisprotsessi sõlmpunktide iseloomustamisest
• tootmisprotsessi terviklikust sisulisest analüüsist
• vajalike tegevuskavade ja plaanide väljatöötamisest.

Nagu eeltoodu loetelust näeme on infosüsteemi ja tema alamsüsteemide ülesehitus otseselt seotud tootmisprotsessiga. Seepärast on otstarbekas kasutada juba projekteerimise algfaasis töögruppe, mis koosnevad tootmis- ja ärispetsialistidest, kelle koos töötavad ka informaatikud. Selline kompleksne lähenemine võimaldab kiiremini tulemusteni jõuda ja aitab vältida valesid või mitterealistlike arenguteid IT süsteemi väljatöötamise keerulisel teel. Mõistlik on infosüsteem luua võimaluse piires iseõppivana, nii, et oleks võimalikult lihtne arvesse võtta uusi arengusuundi firma struktuuris, tootmisprotsessis, finantsjuhtimises, marketingis jne.. Kindlasti tuleb infosüsteemi loomisel kasutada erinevaid juhtimisteooriate poolt pakutavaid võimalusi, kuna nad täiendavad üksteist. Samuti saab juhtimisteooriaid kasutada juba infosüsteemi väljatöötamise algstaadiumis, formuleerides nende abil tingimusi ja nõudeid, mis peaksid infosüsteemis kindlasti lahenduse leidma.

Kõikehõlmavat edu valemit ei ole olemas, kuid firma edukus aitab kaasa alltoodud põhimõtete jälgimine:

• teadmuspõhise organisatsioonikultuuri arendamine, kuna tänapäeval on edu taga aina rohkem mittemateriaalsed väärtused (ideed, patendid, töötajate kvalifikatsioon, firma brand jne)
• tasakaalu tagamine mittemateriaalsete ja materiaalsete väärtuste (tehnoloogia, tarkvara jne.) vahel
• edukusele (ebaedukusele) hinnanguid anda võimaldav monitooringumudeli ja selle mudeli toimimist võimaldav andmebaas loomine
• operatiivplaanide realiseerumise jälgimine koos võimalike korrektiive tegemisega
• võtta kasutusele erinevaid võimalusi info töötlemiseks ja edastamiseks (pilvandmetöötlus) jne.

Ülaltoodud põhimõtted aitavad kvaliteetsemalt koostada firma äriinfosüsteemi plaani, moderniseerida äriinfosüsteemi ennast.