Данными занимается большинство приложений. Если работа приложения ограничивается вычислением ответа на основе данных пользователя, где расширенная дополнительная информация не нужна, то можно, по большому счету, ограничиться находящимся в приложении кодом. При использовании или сохранение единичных данных, данные традиционно удобно хранить в файлах. Однако если данных или их типов намного больше или имеем дело одновременно со многими пользователями, то в этом случае использование системы управления базами данных как часть приложения, дает значительную пользу. В противном случае, следует начать писать аналогичные оптимизирующие и контролирующие части в своих программах, что оказывается весьма трудоемким процессом.

У приложений, использующих возможности баз данных, прибавляется, конечно, сложность самого инсталлирования базы данных и объединение ее с приложением, так, что от сложностей совсем не освободиться. Конечно, в более простых случаях имеются небольшие системы управления базами данных, работающие в памяти вместе с программами приложения, т.е. моторы (движки), которые не требуют сложной установки. И в крупных приложениях, опять же, установка базы данных не создает слишком большой объем работ. Кроме того, при установке по умолчанию большинства моторов (движков) баз данных относительно несложно сделать так, чтобы можно было бы найти соответствующее решение для умеренного количества данных. Если, однако, хотим из предлагаемой аппаратуры взять все, что можно, и сделать управление более гибким, то тогда следует естественно более глубоко вникнуть в работу базы данных.

В большинстве сегодняшних веб-приложений местом хранения данных используют базу данных и даже тогда, когда совокупность данных и сложность не являются большими. В Вебе следует почти всегда учитывать возможное число одновременно работающих пользователей и то, что в базах данных временная блокировка соответствующих мест происходит проще, чем у файлов. В распределенных приложения, работающих в «облачных» системах, данные отображаются программисту зачастую также в виде таблицы базы данных. Хотя могут быть введены некоторые дополнительные ограничения по использованию, так данные должны быть более удобными для облачной системы.